Guía Técnica para la Entrega Recepción de Entidades Paramunicipales de los Ayuntamientos del Estado de Puebla
Guía Técnica para la Entrega Recepción de Entidades Paramunicipales de los Ayuntamientos del Estado de Puebla.
Mensaje del Auditor
Un aspecto fundamental de la administración de las entidades paramunicipales tiene lugar cuando se trasladan las funciones administrativas y responsabolidades entre un titular saliente y responsabilidades entre un titular saliente y su homólogo entratne. Este evento legal requiere la aplicación anticipada y cuidadosa de una metodología tecnica por el servidor público que deberá entregar a su homólogo la administración que estuvo a su cargo transfiriéndole recursos, bienes patrimoniales, documentación y delimitar responsabilidades.
Siento atribuciones del órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, entre otras, prepar las guias técnicas y coadyuvar en la orientación, asesoría y vigilancia para que las entidades paramunicipales cumplan en tiempo y forma con el procedimiento de entega recepción de las haciendas públicas (Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Puebla), me es grato poner a disposición de los titularles de las entidades paramunicipales del Estado de Puebla la presente Guía Tecnica para la Entrega Recepción de Entidades Paramunicipales de los Ayuntamientos del Estado de Puebla, con la finalidad de apoyarlos a cumplir con este procesos conforme a la Ley.
C.C.P. Victor Manuel Hernández Quintana
Auditor General
INTRODUCCIÓN
La Entrega Recepción de la administrtación Píblica de las Entidades Paramunicipales es un proceso legal, administrativo y técnico, de carácter obligatorio y de interés público, que tiene por objetivo transferir recursos, bienes patrimoniales y documentación, así como delimitar responsabilidades.
Ocurre al término de la gestión para el cual fue nombrado el Titular, o en el monto en que exista cambio de titular, ya sea por licencia, renuncia o destitución.
El órgano de Fiscalización Superior del Estado, con fundamento en lo dispuesto en la Ley de Fiscalización Superioir y Rendiciónd e Cuentas para el Estado de Puebla y su Reglamento Interior, ha preparado la presente guía tecnica que establece las basses y criterios para realizar la entrega recepción; comprende las acciones a desarrollar, la información que se deberá reunir, los formatos que se deberán utilizar y que integran el acta circunstanciada de entrega recepción, siempre de forma enunciativa más no limitativa.
Un propósito es orientar al Titular en la preparación de la información y documentacipin relativa a recursos humanos, materiales, financieros, contables y bienes patrimoniales, con el fin de entregarlos a quien lo sustituya y éste pueda dar continuidad a las funciones de su entidad paramunicipal.
Otro propósito, es dotar de información al titular entrante para que pueda participar de manera activa en la recepción, y realice las acciones posteriores correspondientes.
Su estructura comprende el marco conceptual y normativo, así como los instrumentos a
utilizar. Se trata de un documento de fácil comprensión y manejo para la administración
saliente y entrante.
La presente Guía Técnica para la Entrega Recepción de Entidades Paramunicipales de
los Ayuntamientos del Estado de Puebla, esta diseñada para poder aplicarse en
cualquier momento en el que cambie el Titular.
CAPÍTULO I.
GENERALIDADES
1.1. CONSIDERANDO
GUÍA TÉCNICA PARA LA ENTREGA RECEPCIÓN DE ENTIDADES PARAMUNICIPALES DE LOS AYUNTAMIENTOS DEL ESTADO DE PUEBLA, EMITIDA POR EL ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE PUEBLA, A TRAVÉS DE SU TITULAR, EL AUDITOR GENERAL C.P.C. VÍCTOR MANUEL HERNÁNDEZ QUINTANA, EN LA HEROICA PUEBLA DE ZARAGOZA, EL DÍA 15 DEL MES DE DICIEMBRE DEL AÑO DOS MIL DIEZ.
CONSIDERANDO
Que conforme a lo previsto en el artículo 50, fracción IX de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla, “abstenerse de ejercer las funciones de su empleo, cargo o comisión, después de concluido el periodo para el cual se le asignó o después de haber cesado, por cualquier otra causa, en el ejercicio de sus funciones. Debiendo en todo caso entregar a quien su superior jerárquico designe o a quien legalmente deba sustituirlo, todos los recursos patrimoniales que haya tenido a su disposición, así como los documentos y asuntos relacionados con sus funciones en un término no mayor de cinco días hábiles, contados a partir de la fecha de su separación, debiendo levantarse acta administrativa circunstanciada ante el órgano de control que corresponda”.
Que dentro de las atribuciones del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, se encuentra la establecida en el artículo 38, fracción III, inciso e) de la Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Puebla; consistente en obligación para los Sujetos de Revisión de entregar al Órgano de Fiscalización Superior: “Acta y en su caso expedientes de entrega recepción, dentro de los treinta días naturales después de concluido el periodo para el cual se asignó al titular o representante legal; o después de haber cesado por cualquier causa en el ejercicio de sus funciones, con excepción de los Ayuntamientos que se rigen por lo que dispone la Ley Orgánica Municipal”; por lo que, con fundamento en dicha disposición, y en los artículos 112 y 121 fracciones I y III de la Ley referida, se emite la siguiente:
GUÍA TÉCNICA PARA LA ENTREGA RECEPCIÓN DE ENTIDADES PARAMUNICIPALES DE LOS AYUNTAMIENTOS DEL ESTADO DE PUEBLA
1.2. DISPOSICIONES GENERALES
La presente Guía Técnica para la Entrega Recepción de Entidades Paramunicipales de los Ayuntamientos del Estado de Puebla, contiene las bases y criterios para realizar la entrega recepción, las acciones a desarrollar, los formatos que se deberán utilizar y que integran el acta circunstanciada de entrega recepción, siempre de forma enunciativa más no limitativa, para que al momento de su realización, se cumpla con ello.
En todo lo relativo a la entrega recepción, el Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla y las Entidades Paramunicipales de los Ayuntamientos del Estado de Puebla, además de las disposiciones legales relativas a la materia, deberán aplicar la presente guía, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 38, fracción III, inciso e) de la Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Puebla; en los artículos 2, 5, fracciones X, inciso b), 6, 18, fracción IX del Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior, y 50 fracción IX de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla.
Esta guía estará vigente a partir del primer día inmediato posterior a su notificación, en todo lo que corresponde a las acciones de la entrega recepción y hasta la emisión de una nueva versión; además, para fortalecer la difusión de esta guía, el Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla lo publicará en su página Web oficial.
La presente guía es de observancia y aplicación para las Entidades Paramunicipales de los Ayuntamientos del Estado de Puebla.
Para efectos de la presente Guía, se entenderá por:
I. Guía: Guía Técnica para la Entrega Recepción de Entidades Paramunicipales de los Ayuntamientos del Estado de Puebla.
II. OFS: El Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla.
III. SCG: El Sistema Contable Gubernamental.
IV. Entidad: Entidades Paramunicipales.
V. Titular: Directivo General.
1.3. MARCO NORMATIVO
Las principales disposiciones normativas que sustentan la elaboración de la presente Guía Técnica para la Entrega Recepción de Entidades Paramunicipales de los Ayuntamientos del Estado de Puebla, son:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla.
Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Puebla.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla.
Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla.
CAPÍTULO II.
ENTREGA RECEPCIÓN
En este apartado se precisa el concepto de entrega recepción, su objetivo, las condiciones de su realización, así como los participantes y de la documentación.
2.1. CONCEPTO DE ENTREGA RECEPCIÓN
Proceso legal, administrativo y técnico, de carácter obligatorio y de interés público, a través del cual el Titular saliente transfiere al Titular entrante, recursos, bienes patrimoniales y documentación, mediante acta circunstanciada, que implica la organización interna, la situación programática, presupuestal y financiera; los recursos humanos, materiales y demás asuntos de su competencia.
2.2. OBJETIVO DE LA ENTREGA RECEPCIÓN
Transferir recursos, bienes patrimoniales y documentación, así como delimitar responsabilidades que permitan dar continuidad a las funciones de la Entidad Paramunicipal.
2.3. PARTICIPANTES
En el acto de entrega recepción, deberá estar presente por parte de la administración saliente el Titular, su(s) testigo(s) y la comisión que entregará, si fuese el caso; por la administración entrante, el Titular, su(s) testigo(s), personal del órgano de control y la comisión que recibe, cuando corresponda, además de un representante del Órgano de Fiscalización Superior del Estado, el cual deberá presentarse debidamente acreditado.
2.4. REALIZACIÓN
Los titulares de las Entidades Paramunicipales se renovarán al término de su gestión, o en el momento que se de un cambio, por licencia, renuncia o destitución, conforme a su normatividad.
El Titular saliente hará entrega al Titular entrante, de la documentación comprobatoria y justificativa del control, administración, manejo, custodia y aplicación de Fondos, bienes, valores y recursos públicos, dentro de un plazo de cinco días contados a partir de la fecha de la toma de posesión de la nueva administración.
El Titular saliente deberá de abstenerse de ejercer las funciones de su empleo, cargo o comisión después de concluido el periodo para el cual se le asignó o después de haber cesado, por cualquier otra causa. Debiendo en todo caso entregar a quien su superior jerárquico designe o a quien legalmente deba sustituirlo, todos los recursos patrimoniales que haya tenido a su disposición, así como los documentos y asuntos relacionados con sus funciones.
La entrega recepción deberá llevarse a cabo en las instalaciones de la Entidad Paramunicipal.
Cuando por cualquier circunstancia la Entidad Paramunicipal no se encuentre en condiciones de efectuar la entrega recepción en su domicilio oficial, ésta se efectuará de manera excepcional en donde determine el titular saliente, conforme a las formalidades del caso.
La entrega recepción no podrá dejar de realizarse por ningún motivo y bajo ninguna circunstancia.
2.5. DE LA DOCUMENTACIÓN
La documentación mínima a entregar será:
-Los libros de las sesiones del Consejo Directivo, según sea el caso, y la información sobre el lugar donde se encuentran los libros de las administraciones anteriores.
-La documentación justificativa y comprobatoria relativa a la situación financiera.
-Los informes de avance de gestión financiera.
Los libros de contabilidad y registros auxiliares.
La documentación acerca del estado que guarda su Cuenta Pública, la que deberá incluir la información relativa a los estados de origen y aplicación de recursos, los ingresos y egresos, las observaciones, recomendaciones, requerimientos o apercibimientos emitidos por el Órgano de Fiscalización Superior del Estado o por el Congreso del Estado.
-La situación que guarda la deuda pública, la documentación relativa y su registro, si fuese el caso.
-El estado de la obra pública ejecutada, en proceso de ejecución y en programación, así como la documentación relativa a la misma.
-La situación que guarda la aplicación del gasto público de los recursos federales y estatales, así como los informes y comprobantes de los mismos, según corresponda.
-La plantilla y los expedientes del personal al servicio de la Entidad Paramunicipal, considerando antigüedad, prestaciones, catálogo de puestos y demás información conducente.
-La documentación relativa a convenios o contratos que la Entidad Paramunicipal haya celebrado con otras Entidades Paramunicipales, Ayuntamientos, con el Gobierno Federal, con el Gobierno Estatal, o con particulares.
La documentación relativa a los programas y proyectos aprobados y ejecutados, así como el estado que guardan los mismos en proceso de ejecución.
- El registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes muebles e inmuebles propiedad de la Entidad Paramunicipal.
-La documentación en la que conste el registro fiscal de la Entidad Paramunicipal, así como aquélla que contenga el estado que guarda la recaudación de los ingresos, en su caso.
Asuntos en trámite.
CAPÍTULO III.
TITULAR SALIENTE
En este apartado se describen las actividades que tiene que realizar el Titular de la Entidad Paramunicipal que está por concluir su encargo, desde las actividades previas, las que corresponden al momento del acto de entrega y las que se tienen que realizar con posterioridad.
3.1. ACTIVIDADES PREPARATORIAS A LA ENTREGA
3.1.1. Sugerencias para Realizar en Forma Correcta y Oportuna la Entrega
Considerando que el cambio de Titular de las Entidades Paramunicipales se encuentra estrechamente relacionado con la conclusión de las administraciones municipales, en este apartado se indican una serie de sugerencias ante esa posibilidad.
En el escenario de una cercana entrega recepción el tiempo es un factor importante; las actividades propias del Titular saliente se ven incrementadas, por ello es conveniente establecer un programa de cierre de gestión, que coadyuve a realizar una entrega transparente y adecuada.
El programa de cierre de gestión debe considerar las siguientes sugerencias para realizar en forma correcta y oportuna la entrega rececpción:
1. Estar al corriente en el registro de las operaciones del Sistema Contable Gubernamental.
2. Al realizar cualquier operación, recabar la documentación comprobatoria y justificativa para evitar en lo posible los pliegos de observaciones.
3. Cumplir en tiempo y forma con la entrega de los Estados de Origen y Aplicación de Recursos, Informes de Avance de Gestión Financiera y Cuentas Públicas.
4. Tener al corriente los acuerdos del Consejo Directivo.
5. Preparar con oportunidad el Presupuesto de Ingresos y Egresos y el Programa
Operativo Anual del ejercicio siguiente.
6. Contestar en tiempo y forma los pliegos de observaciones y cargos con la
documentación e información requerida que justifiquen las observaciones
formuladas.
7.Estar pendientes del estado que guardan sus Cuentas Públicas.
8.Ordenar las obras realizadas por recursos propios y fondos federales,
clasificándolas por obras programadas, en proceso y terminadas, cuando
corresponda.
9.Preparar con toda oportunidad los inventarios de bienes muebles e inmuebles.
10. Pagar las medidas de apremio originadas por la presentación extemporánea de los Presupuestos de Ingresos y Egresos, Cuentas Públicas, Estados de Origen y Aplicación de Recursos, Informes de Avance de Gestión Financiera, contestaciones a pliegos de observaciones y cargos. Posterior al pago deben presentar al Órgano Fiscalizador Superior del Estado, el recibo comprobante del pago expedido por la Secretaría de Finanzas y Administración para su descargo.
11. Concentrar y clasificar la documentación relativa a convenios o contratos que la Entidad Paramunicipal, haya celebrado con otras Entidades Paramunicipales, con Ayuntamientos, con el Gobierno Federal, con el Gobierno del Estado o con particulares.
12. Mantener actualizados los inventarios de bienes patrimoniales en el Sistema Contable Gubernamental.
13. Adjuntar toda la documentación comprobatoria y justificativa de las erogaciones en las pólizas de contabilidad (diario, ingresos y egresos).
14. Integrar en una carpeta las facturas originales de todos los bienes muebles adquiridos.
15. Archivar en un recopilador (preferentemente en forma mensual) las pólizas emitidas, por el Sistema Contable Gubernamental.
16. Encuadernar los libros diario y mayor, emitidos por el Sistema Contable Gubernamental.
17. Integrar las impresiones de los ejercicios administrados, de los Estados Financieros Básicos (Estado de Origen y Aplicación de Recursos, Estado de Posición Financiera, Estado de Ingresos y Egresos, Estado de Variación en las Cuentas de Balance, Comportamiento Presupuestal de Ingresos, Comportamiento Presupuestal por Objeto del Gasto y Comportamiento Presupuestal por Programas) y complementarios y aclaratorios (notas a los Estados Financieros, inventario de almacén, inventario de obras en proceso, informe de estudios y proyectos en proceso de obras públicas, inventario de obras terminadas, informe de estudios y proyectos terminados de obra pública, inventario de formas valoradas por utilizar, entregados al Órgano de Fiscalización Superior del Estado.
18. Conformar un expediente con las cuentas públicas impresas presentadas al Órgano de Fiscalización Superior del Estado por los ejercicios administrados; en las que se adjunte el Decreto de Aprobación por el Pleno del Congreso, publicado en el Periódico Oficial del Estado de Puebla.
19. Recopilar y ordenar los disquetes o discos compactos que contengan la información financiera, contable, presupuestal y patrimonial que haya sido remitida (mensual, trimestral o anual) al Órgano de Fiscalización Superior del Estado, con la fotocopia del recibo correspondiente.
20. Compilar los pliegos de observaciones, cargos, recomendaciones, requerimientos o apercibimientos emitidos por el Órgano de Fiscalización Superior del Estado.
21. Ordenar y controlar auxiliares de mayor, del registro de la deuda pública con la documentación correspondiente.
22. Integrar un expediente tributario con las declaraciones, requerimientos y multas emitidas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y por la Secretaría de
Finanzas y Administración en el que se incluyan también, las promociones realizadas y resoluciones otorgadas.
23. Ordenar y respaldar los disquetes o discos compactos que contengan la información necesaria para que esté en posibilidades de poder solventar en tiempo y forma los pliegos de observaciones y/o cargos, después de haber concluido la administración.
24. Entregar el CPU, donde se encuentra instalado el software del Sistema Contable Gubernamental, a la autoridad entrante.
25. Fotocopiar y certificar la documentación comprobatoria y justificativa, que le permita dar contestación a los pliegos de observaciones y cargos, en su caso.
26. Clasificar y mantener actualizado el estado que guarda la obra pública, desde las programadas, hasta las terminadas, con atención especial de las que se encuentran en proceso de ejecución. La clasificación podrá ser de la siguiente manera:
a). Programas anuales de obra.
b). Expediente unitario.
c). Presupuesto de Egresos.
d) Acuerdo del Consejo Directivo.
e) Documentación técnica y legal correespondiente al proceso de adjudicación (oficio de invitación, bases de concursos, convocatorias, acta de apertura, propuestas, cuadros corporativos y fallos.
27. En el acta circunstanciada de entrega recepción en el apartado de HECHOS, punto 25 ó 26, según corresponda, quedará asentado cuando haya tenido bienes muebles y/o inmuebles en COMODATO, de los cuales en su caso anexará lista de los mismos.
28. La información impresa y/o electrónica de administraciones pasadas, que se encuentre en su poder, deberá ser debidamente ordenada y clasificada.
29. Se recomienda al Titular saliente que, a afecto de hacer ágil y oportuno el acto de Entrega Recepción, prepare previamente el acta circunstanciada correspondiente conforme al modelo señalado en el apartado V de esta guía, denominado "Acta circunstanciada de Entrega Recepción".
En caso de no poseer los datos generales del Titualer entrante, asíc omo de los testigos y representante del Órgano de Fiscaliuzación Superior del Estado, podrá dejar los espacios en blanco para ser llenados en el momento mismo del acto de entrega.
Además, si el Titular saliente se encuentra dentro del periodo para promover la preparación y aprobación, con oportunidad, del Presupuesto de Ingresos y Egresos y el Programa Operativo Anual, deberá entregarlo en tiempo y forma a las instancias correspondientes.
Con dicha información se deberá iniciar el llenado preliminar de los anexos que acompañaran el acta de la entrega recepción.
3.1.2. De la Última Sesión del Consejo Directivo
Deberá sesionar para conocer y aprobar en su caso, los últimos asuntos de su competencia, entre otros, la calificación del Estado de Origen y Aplicación de Recursos, Informe de Avance de Gestión Financiera y Cuenta Pública
Cuando corresponda, podrá recomendar la formación de una comitiva que acompañe al Titular saliente en el acto de Entrega Recepción.
3.1.3. Del Sistema Contable Gubernamental
Se le recomienda obtener un respaldo de la información contable y financiera del Sistema Contable Gubernamental y que entregó al Órgano de Fiscalización Superior del Estado, en una unidad de almacenamiento, para poder atender posibles observaciones.
Una vez concluida la última sesión del Consejo Directivo, deberá cerrar el Sistema Contable Gubernamental y dejarlo a resguardo del funcionario correspondiente, debidamente instalado en el CPU respectivo, para que la autoridad entrante pueda disponer de tal equipo.
El referido CPU deberá corresponder con el que se reportó originalmente ante el Órgano de Fiscalización Superior del Estado para instalar y ejecutar el SCG.
Además de tener instalado el SCG, deberá contener toda la información generada en la gestión de la Entidad Paramunicipal.
El titular saliente, deberá solicitar vía oficio dirigido al Auditor General del Órgano de Fiscalización Superior del Estado, licencia para presentar sus Estados Financieros y Cuenta Pública por el periodo o ejercicio correspondiente.
3.1.4. Del Retiro del Titular Saliente
El Titular saliente debe abstenerse de ejercer las funciones de su empleo, cargo o comisión después de concluido el encargo por el cual se le nombró.
3.2. ACTIVIDADES DURANTE LA ENTREGA
La entrega es parte sustantiva del acto de Entrega Recepción; en esta etapa se realiza la entrega de los recursos financieros, humanos y materiales al Titular entrante con el fin de cumplir con las leyes y normatividad establecida. Esto permite a la nueva administración dar continuidad a los servicios que presta.
3.2.1. Entrega
Cuando sea sustituido o concluido el periodo para el cual se asignó al Titular, se le sugiere comunicarlo mediante oficio al Órgano de Fiscalización Superior del Estado, con cinco días hábiles antes de la fecha de entrega recepción, para que se realicen los trámites pertinentes.
En el día, hora y lugar pactado para la entrega recepción, harán acto de presencia el Titular saliente, su testigo y una comitiva, cuando corresponda.
Una vez acreditados los participantes, el Titular saliente proporcionará la información necesaria para integrar el acta de entrega recepción.
A la lectura de dicha acta y sus anexos, si existiera alguna observación lo señalará, para que se resuelva lo procedente.
Igualmente, deberá proporcionar la información y documentación necesaria y el soporte respectivo, inclusive indicar su ubicación, cuando se amerite.
Posteriormente el personal del órgano de control respectivo, actualizará el acta circunstanciada y dará lectura final de la misma.
3.2.2. Firma del Acta Circunstanciada y Anexos
El personal del órgano de control respectivo, una vez dada lectura final al acta circunstanciada, emitirá cuatro ejemplares del acta, los cuales firmará al margen y al calce, así como los Titulares saliente y entrante, sus respectivos testigos y el representante del Órgano de Fiscalización Superior del Estado.
Los anexos y la documentación adjunta a estos, se firmarán sólo por los Titulares saliente y entrante.
El personal del órgano de control respectivo, proporcionará un ejemplar del acta y los anexos debidamente firmados y foliados, al Titular saliente y al representante del Órgano de Fiscalización Superior del Estado.
Así mismo, un ejemplar del acta y sus anexos quedará en poder del Titular entrante y uno para el órgano de control respectivo.
3.3. ACTIVIDADES POSTERIORES A LA ENTREGA
3.3.1 Entrega del Último Estado de Origen y Aplicación de Recursos
En este estado financiero se observa el origen de los ingresos, así como la aplicación de los mismos en los diferentes capítulos de gasto, como consecuencia de la actividad de la Entidad Paramunicipal en un periodo determinado.
El estado de origen y aplicación de recursos, si no se ha presentado deberá entregarlo al Órgano de Fiscalización Superior del Estado, dentro de los quince días naturales siguientes al mes que corresponda.
Es conveniente precisar, que dicha documentación deberá ser aprobada por el Consejo Directivo.
3.3.2. Entrega del Último Informe de Avance de Gestión Financiera
Es un documento que como parte integrante de la cuenta pública, los sujetos de revisión rinden al Congreso del Estado, sobre los avances físicos y financieros de los programas aprobados, a fin de que el Órgano de Fiscalización Superior del Estado, verifique el grado de cumplimiento de los objetivos contenidos en dichos programas en cuanto al manejo de los recursos públicos.
El informe de avance de gestión financiera, si no se ha presentado, será entregado al Órgano de Fiscalización Superior del Estado, dentro de los quince días naturales siguientes del trimestre al que se informa.
Al igual que lo referido a la aprobación del Estado de Origen y Aplicación de Recursos, el Consejo Directivo deberá aprobar el Informe de Avance de Gestión Financiera.
3.3.3. Entrega de la Cuenta Pública
La Cuenta Pública es la constituida por los estados contables, financieros, presupuestarios, económicos, programáticos y demás información que muestre el registro de las operaciones derivadas de la aplicación y ejercicio de las leyes de ingresos y presupuestos de egresos, los programas y sus avances, afectaciones en el activo y pasivo totales del erario y en su patrimonio neto, y por los demás estados complementarios y aclaratorios que a juicio del Órgano de Fiscalización Superior del Estado fueran indispensables.
La Cuenta Pública del año correspondiente deberá entregarse dentro de los sesenta días siguientes al término del encargo.
Se reitera que dicha información deberá ser aprobada por el Consejo Directivo para presentarse al Órgano de Fiscalización Superior del Estado.
3.3.4. Contestaciones a Pliegos de Observaciones y Cargos
El pliego de observaciones es el documento donde se plasman las irregularidades resultado de la revisión y fiscalización superior, mismo que se da a conocer a los sujetos de revisión, a efecto de ser solventado a través de la justificación y/o comprobación en el término que establece la ley.
El pliego de cargos es el documento derivado de la no comprobación y/o justificación del pliego de observaciones o bien cuando la contestación a éste no se realizó dentro del plazo establecido, a efecto de ser solventado a través de la justificación y/o comprobación, como segunda instancia.
Dicho documento en caso de no ser solventado en su totalidad, es decir comprobado y/o justificado, dará origen al inicio de un procedimiento administrativo de determinación de responsabilidades.
No olvidar que de no dar contestación a los pliegos de observaciones y de cargos, dentro del plazo de treinta días naturales contados a partir del día siguiente a aquél en que surta efecto la notificación, podrían ser acreedores a una medida de apremio.
En ambos casos, aplicará cuando corresponda.
Con la finalidad de estar en posibilidad de solventar, en tiempo y forma, los pliegos de observaciones o de cargos de las Cuentas Públicas que no hayan sido aprobadas por el Honorable Congreso del Estado de Puebla, el Órgano de Fiscalización Superior del Estado proporcionará en su momento, al Servidor Público saliente, el software necesario, para que sea instalado en un equipo de cómputo de su propiedad y utilice el respaldo de la información que obtuvo al cerrar el SCG durante su administración.
3.3.5. Atender el Llamado del Consejo Directivo
El Titular entrante, como parte de sus atribuciones, designará una comisión, que se encargará de analizar el expediente de entrega recepción, integrado con la documentación conducente, para formular un dictamen.
El dictamen se someterá, al conocimiento y consideración del Consejo Directivo, el cual podrá llamar al Titular saliente para solicitar cualquier información o documentación que estime necesarias, por lo que estará obligado a proporcionar tal información y atender las observaciones consecuentes.
3.3.6. Entrega de Acta Circunstanciada de Entrega Recepción al Órgano de Fiscalización Superior
El Titular saliente deberá entregar acta de entrega recepción y anexos al Órgano de Fiscalización Superior del Estado, dentro de los treinta días naturales después de concluido el periodo para el cual se le nombró, o después de haber cesado por cualquier causa en el ejercicio de sus funciones.
CAPÍTULO IV.
TITULAR ENTRANTE
En este apartado se describen las actividades que tiene que realizar el Titular entrante, desde las actividades previas, las que corresponden al momento del acto de entrega y las que se tienen que realizar con posterioridad.
4.1. ACTIVIDADES PREVIAS A LA RECEPCIÓN
4.1.1. Establecer Contacto con el Titular Saliente
De existir las condiciones propicias, se recomienda que el Titular entrante establezca comunicación con el Titular saliente, para establecer mecanismos de coordinación y, de ser posible, vislumbrar la posibilidad de realizar conteos previos de los bienes y recursos que serán transferidos, e inclusive entregas parciales en los rubros y tiempos más adecuados, con el propósito de asegurar la continuidad de los servicios y tareas de manera ininterrumpida.
Igualmente, el Titular entrante deberá tomar en consideración el llenado del acta circunstanciada, para lo cual el Titular saliente deberá proporcionar los siguientes datos generales:
-De la Entidad Paramunicipal: nombre y domicilio oficial de acuerdo a la cédula de identificación fiscal.
-De la persona: nombre, origen, domicilio, edad, (estos datos se localizan en la credencial para votar que expide el Instituto Federal Electoral), estado civil, grado de estudios.
-De su testigo: nombre, origen, domicilio, edad, (estos datos se localizan en la credencial para votar que expide el Instituto Federal Electoral), estado civil y grado de estudios.
4.1.2. Toma de Protesta
Toda persona, sin excepción alguna, antes de tomar posesión de su encargo, debe rendir protesta de cumplir y hacer cumplir la Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos, la del Estado de Puebla y las leyes que de ambas emanen.
Para ello, el Titular entrante debe preveer la realización de una ceremonia protocolaria en los primeros minutos después de asumir su encargo, donde acepta guardar y hacer guardar la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la particular de nuestro Estado y demás disposiciones que de ellas emanen.
Dicha ceremonia puede realizarse ante el Consejo Directivo, procediendo mínimamente de la siguiente manera:
a) El Presidente del Consejo Directivo, da lectura a la siguiente leyenda:
¿Protesta usted guardar y hacer guardar la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, las Leyes que de ambas emanen y desempeñar con legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia el cargo de ______ que el _______________ de esta Entidad le ha conferido?
b) El Titular entrante contesta:
Sí, protesto
c) Acto seguido, el ______________ señala:
De no ser así, que México, Puebla y que el pueblo de esta entidad os lo demande.
4.2. ACTIVIDADES DURANTE LA RECEPCIÓN
4.2.1. Recepción
Previo a la hora del día y en el lugar pactado para la entrega recepción, el Titular entrante se asegurará de que existan las condiciones propicias para levantar el acta de entrega recepción.
En todos los casos, se deberá asegurar que el espacio físico reúna las condiciones que permitan un trabajo fluido, cómodo y que garantice que los participantes cuenten con un ambiente favorable.
Una vez reunidas ambas partes en el día, hora y lugar pactado para la entrega recepción y con la presencia del representante del Órgano de Fiscalización Superior del Estado, debidamente acreditado, el personal del órgano de control respectivo, levantará acta circunstanciada de la Entrega Recepción.
Acto seguido, el personal del órgano de control respectivo, dará lectura al acta, en presencia de los Servidores Públicos y sus testigos, así como el representante del Órgano de Fiscalización Superior del Estado, tomando nota de las observaciones que se susciten para los ajustes que correspondan.
Para tal efecto y en todos los casos, deberá utilizar el modelo de acta circunstanciada establecido por el Órgano de Fiscalización Superior del Estado (ver capítulo V de la presente guía).
4.2.2. Firma de Acta Circunstanciada y Anexos
El personal del órgano de control respectivo, una vez dada lectura final al acta circunstanciada, emitirá cuatro ejemplares del acta, los cuales firmará al margen y al calce, así como el Titular saliente y entrante, sus respectivos testigos y el representante del Órgano de Fiscalización Superior del Estado.
Los anexos y la documentación adjunta a éstos, se firmarán sólo por los Titulares saliente y entrante.
El personal del órgano de control respectivo, proporcionará un ejemplar del acta y los anexos debidamente firmados y foliados, al Titular saliente y al representante del Órgano de Fiscalización Superior del Estado.
Así mismo, un ejemplar del acta y sus anexos quedará en poder del Titular entrante y uno en el órgano de control.
El acta circunstanciada se acompañará con la copia de la identificación oficial de todos los que intervinieron en el acto de entrega recepción.
4.3. ACTIVIDADES POSTERIORES A LA RECEPCIÓN
4.3.1. Análisis del Expediente de Entrega Recepción
Una vez concluida la entrega recepción, el Titular entrante designará una comisión, que se encargará de analizar el expediente, integrado con la documentación conducente, para formular un dictamen en un plazo no mayor de cinco días hábiles.
El expediente se integra por el acta circunstanciada, anexos y la documentación comprobatoria y justificativa.
El dictamen se someterá, al conocimiento y consideración del Consejo Directivo, el cual podrá llamar a los servidores públicos salientes involucrados para solicitar cualquier información o documentación que estime necesarias, los que estarán obligados a proporcionarlas y a atender las observaciones consecuentes.
Una vez que haya sido sometido a su consideración el dictamen, el Consejo Directivo emitirá el acuerdo correspondiente, mismo que no exime de responsabilidad alguna al Titular saliente.
El Titular entrante, deberá remitir copia del expediente de entrega recepción al Órgano de Fiscalización Superior del Estado, para efecto de la revisión de la Cuenta Pública del Titular saliente.
El expediente será remitido al Órgano de Fiscalización Superior del Estado, mediante oficio dirigido al Auditor General. El cual debe contener:
- Análisis del acta.
- Dictamen de comisión.
- Actuaciones del Consejo Directivo derivadas del dictamen (en su caso).
- Acuerdo del Consejo Directivo.
4.3.2. Cédula de Identificación de Servidor Público Obligado, de los Sujetos de Revisión
Los servidores públicos encabezados por el titular y funcionarios de primer nivel deben requisitar la Cédula de Identificación de Servidor Público Obligado, que se entregará al Órgano de Fiscalización Superior del Estado dentro de los cinco días hábiles siguientes, a partir del inicio de su encargo.
Para tal efecto, el Titular deberá mediante oficio, dirigido al Auditor General del Órgano de Fiscalización Superior del Estado, enviar copia certificada del acta del Consejo
Directivo a través de la cual se hace constar que el Titular tomo posesión, adjuntando la Cédula de Identificación de Servidor Público Obligado.
Asimismo deberá anexar copia certificada de acta de nacimiento, credencial para votar (ambos lados), nombramiento y comprobante domiciliario actual.
4.3.3. Sistema Contable Gubernamental
El Sistema Contable Gubernamental es un instrumento técnico integral, que permite registrar y clasificar las transacciones que llevan a cabo los sujetos de revisión, el cual a través del mismo capta los eventos económicos identificables y cuantificables que afectan los bienes e inversiones, las obligaciones, pasivos y patrimonio. Esto permite que en tiempo real se pueda generar información financiera que facilite la toma de decisiones.
El SCG debe estar instalado en un equipo propiedad de la Entidad Paramunicipal; una vez identificado, deberá realizar la actualización de datos generales e iniciar el registro de sus operaciones.
CAPÍTULO V.
ACTA CIRCUNSTANCIADA DE ENTREGA RECEPCIÓN
El Acta Circunstanciada de Entrega Recepción es el documento donde se deben asentar los hechos del acto de entrega recepción, así como las situaciones que acontezcan durante su desarrollo.
5.1 REQUISITOS DE FORMA QUE DEBERÁ REUNIR EL ACTA CIRCUNSTANCIADA DE ENTREGA RECEPCIÓN
1.Utilizar papel oficial.
2. Las hojas se enumerarán en forma consecutiva.
3. Dejar un margen de 3 centímetros, a la izquierda y derecha.
4. Mecanografiar y/o capturar a renglón seguido y sin sangría.
5. Emplear mayúsculas y minúsculas.
6. Cada hoja terminará el último renglón con guiones, con la frase “Pasa al folio número _____”.
7. Al inicio de la siguiente hoja se empezará el renglón con guiones, con la frase “Viene del folio número ____”.
8. Asentar las cantidades con número y letra.
9. El acta no debe contener abreviaturas, borraduras o enmendaduras.
10. No dejar espacios, cancelar con guiones los espacios sobrantes del renglón, así como los renglones no utilizados.
11. Cuando la impresión del acta y los anexos se realice sólo en el anverso de las hojas, se deberá cancelar el reverso de la misma, con el sello correspondiente.
12. Al margen derecho de cada hoja se rubricará por los que en ella intervengan, a excepción de la hoja de firmas.
13. Deberá tenerse cuidado que las firmas no queden en una hoja por separado.
Cuando la hoja se haya terminado y únicamente falten las firmas, en el penúltimo
renglón se anotará "Firmas en la siguiente hoja".
14. Al calce del último folio firmará el Presidente Municipal saliente, el entrante, el Síndico, el representante del Órgano de Fiscalización Superior y los testigos.
15. El acta y sus anexos, deberán foliarse.
16. Si alguno de los anexos no fuera sujeto de información, se anotará en el acta que éste es no aplicable, además de incluirse en el formato la leyenda "no aplica".
17. El acta circunstancia deberá ser firmada en cuatro tantos, en forma autógrafa por todos los participantes en el acto de entrega recepción
18. Los anexos deberán ser firmados por triplicado, en forma autógrafa únicamente por los presidentes saliente y entrante, en el lugar diseñado para ello.
19. La distribución de los ejemplares del acta circunstanciada y anexos será:
a) Un ejemplar para el Órgano de Fiscalización Superior del
Estado de Puebla.
b) Un ejemplar para el Titular saliente.
c) Un ejemplar para el Titular entrante.
d) Un ejemplar para el personal asignado.
5.2. MODELO DE ACTA CIRCUNSTANCIADA DE ENTREGA RECEPCIÓN
5.3. FORMATOS QUE INTEGRAN EL ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN
I. Situación Programática
| Anexo | Contenido |
| 1 | Programa operativo anual. |
II. Estructura Orgánica
| Anexo | Contenido |
| 2 | Organ i grama genera l y depar t amen t a l , manua l es administrativos como: organización, procedimientos, políticas y funciones. |
III. Situación Presupuestal
| Anexo | Contenido |
| 3 | Presupuestos de Ingresos y Egresos aprobado por su Consejo Directivo del ejercicio 2011 y anteriores, así como Comportamiento Presupuestal de Ingresos y Comportamiento Presupuestal por objeto del gasto y por programas hasta la fecha de término de la gestión emitido por el Sistema Contable Gubernamental, impresiones, disco flexible o Cd. |
IV. Situación Financiera
Se incluirán las copias e impresiones de los Cd´s que contengan los estados contables y
financieros elaborados a través del Sistema Contable Gubernamental para formular los estados
de origen y aplicación de recursos y cuentas públicas.
| Anexo | Contenido |
| 4 | Respaldos en discos flexibles y/o Cd´s que contienen los estados de origen y aplicación de recursos de la gestión que finaliza, remitidos al Órgano de Fiscalización Superior del Estado. |
| 5 | Original de la documentación justificativa y comprobatoria de los estados de origen y aplicación de recursos, generados durante la gestión que finaliza, que resguarda la Entidad Paramunicipal. |
| 6 | Respaldos en discos flexibles y/o Cd´s que contienen los informes de avances de gestión financiera, generados durante la gestión que finaliza, remitidos al Órgano de Fiscalización Superior del Estado. |
| 7 | Respaldo en Cd's que contiene las cuentas públicas de ejercicios anteriores y por el periodo irregular de la conclusión. Con libros de contabilidad al corriente (Diario y Mayor) encuadernados. |
| 8 | Informes parciales y dictámenes del auditor externo presentados ante el Órgano de Fiscalización Superior del Estado, generados durante la gestión que finaliza. |
| 9 | Expediente tributario. |
| 10 | Entrega de declaraciones mensuales por retenciones. |
| 11 | Entrega de declaraciones de impuestos sobre erogaciones por remuneraciones al trabajo personal. |
V. Recursos Financieros
| Anexo | Contenido |
| 12 | Arqueo de caja. Conteo del efectivo, cheques y vales, que deberán efectuar por |
| 13 | Conciliación bancaria. Conciliación de las cuentas bancarias con la contabilidad, que
deberá realizar por cada cuenta bancaria que tenga. |
| 14 | Relación del último cheque expedido por cada una de las
cuentas bancarias. |
| 15 | Relación de cheques expedidos por entregar o transferencias por realizar a beneficiarios. |
| 16 | Relación de cancelaciones de registros de firmas bancarias. |
| 17 | Relación de padrones actualizados de usuarios y contribuyentes (deberá ser soportado con los analíticos de cada concepto). |
VI. Recursos Materiales
| Anexo | Contenido |
| 18 | Relación de escrituras públicas. |
| 19 | Relación de facturas de bienes muebles. |
| 20 | Relación de contratos y convenios celebrados. |
| 21 | Relación de cajas fuertes y/o llaves. En sobre cerrado, se entrega la combinación y/o llaves de las
cajas fuertes o seguridad. |
| 22 | Relación de libros de las sesiones del Consejo Directivo. |
| 23 | Relación de contratos de obra pública. Adjuntar relación de contratos de obra pública, emitido del Sistema Contable Gubernamental. |
| 24 | Inventario de almacén por área administrativa responsable. Podrá registrar artículos de oficina, así como material de construcción que al término de la administración quedan en alguna bodega. |
| 25 | Inventario de bienes inmuebles emitido por el Sistema Contable Gubernamental. |
| 26 | Inventario de bienes muebles emitido por el Sistema Contable
Gubernamental. Adjuntar relación de inventario de bienes muebles, emitido por el Sistema Contable Gubernamental. |
| 27 | Relación de archivos electrónicos. Relacionar los discos flexibles, Cd o cualquier unidad de almacenamiento que contenga información electrónica. Es importante registrar en este formato el Sistema Contable Gubernamental y en sobre cerrado, entregar números de usuarios y contraseñas. |
| 28 | Relación de sellos oficiales. |
| 29 | Relación de correspondencia y archivo. |
| 30 | Inventario de obras programadas, en proceso y terminadas. |
VII. Recursos Humanos
| 31 | Plantilla de personal. Incluye personal que haya causado alta, baja o en su momento cuenta con licencias, permiso o comisión y sujetos a controversias ante autoridades laborales competentes. |
| 32 | Expedientes de la plantilla de personal. |
VIII. Asuntos en Trámite
| Anexo | Contenido |
| 33 | Asuntos en trámite.
|
| 34 | Relación de pasivo. Incluir auxiliares de mayor del Sistema Contable Gubernamental. |
Verificar que todos los formatos, se encuentren debidamente requisitados y no deberán presentarse en blanco. En caso de que alguno no fuera sujeto de información deberá plasmar la leyenda no aplica y/o las siglas N/A.
Los formatos se presentarán con logotipo de la Entidad Paramunicipal, así como con el nombre del mismo en la parte superior.
Cuando en algún formato se requiera, por las características de la información, la utilización de más de una hoja, podrá utilizar tantas como sea necesario, identificándolas como hoja de 1 de X., según el número utilizado, del anexo respectivo.
LOS FORMATOS SON ENUNCIATIVOS MÁS NO LIMITATIVOS.
SI CONSIDERA QUE EXISTE ALGUNA INFORMACIÓN QUE NO FUE CONTEMPLADA EN LOS FORMATOS ANT ERIORES, PUEDE DISEÑAR EL QUE CONSIDERE NECESARIO PARA TAL EFECTO, REUNIENDO LOS REQUISITOS DE FORMA.
CAPÍTULO VI. ANEXOS
La presente Guía Técnica para la Entrega Recepción de Entidades
Paramunicipales de los Ayuntamientos del Estado de Puebla, a través de su
titular, el Auditor General C.P.C. Víctor Manuel Hernández Quintana, en la
Heroica Puebla de Zaragoza el día quince del mes de diciembre del año dos mil
diez.
C.P.C. Víctor Manuel Hernández Quintana
Auditor General
