Manual de Cuenta Pública de Entidades Paramunicipales

 

Mensaje del Auditor General

 

Son atribuciones del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla crear y difundir las normas, procedimientos, métodos y sistemas contables y de auditoría para la revisión y fiscalización de las cuentas públicas, que deberán aplicar los sujetos de revisión. Así como conocer, evaluar y en su caso formular recomendaciones sobre los sistemas, procedimientos, controles y métodos de contabilidad, normas de control interno y de registros contables de los libros y documentos justificativos y comprobatorios del ingreso y gasto público de los sujetos de revisión.

Por lo anteriormente expuesto, tengo el gusto de poner a disposición de los Directivos la presente Guía para Elaborar los Presupuestos de Ingresos y Egresos y el Programa Operativo

Anual de las Entidades Paramunicipales, como apoyo técnico a fin de que coadyuve en su administración y cumplimiento en tiempo y forma de la obligación establecida en las distintas disposiciones legales.

C.P.C. Víctor Manual Hernández Quintana

 

GUÍA PARA ELABORAR LOS PRESUPUESTOS DE INGRESOS Y EGRESOS Y EL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE LAS ENTIDADES PARAMUNICIPALES, EMITIDO POR EL ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE PUEBLA, A TRAVÉS DE  SU  TITULAR,  EL  AUDITOR  GENERAL  C.P.C.  VÍCTOR  MANUEL  HERNÁNDEZ QUINTANA, EN LA HEROICA PUEBLA DE ZARAGOZA, EL DÍA DOCE DEL MES DE ENERO DEL AÑO DOS MIL NUEVE.

 

CONSIDERANDO

 

Que por disposición Constitucional, las atribuciones del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla (OFS), deben contribuir a la prevención, certeza y transparencia en la fiscalización superior; siendo una de ellas la consistente en: “Emitir y difundir las normas, procedimientos, métodos y sistemas contables y de auditoría para la revisión de las cuentas públicas, que deberán aplicar los sujetos de revisión”.

Que las entidades paramunicipales, tienen un catálogo de cuentas, de fondos, de centros de costo y de programas diferentes al caso de otras entidades operadoras de agua potable y alcantarillado, motivo por el cual, se elabora una guía exclusiva para las entidades paramunicipales.

Que a efecto de que quede plasmado en un documento lo que el Órgano de Fiscalización Superior establezca en términos de la atribución referida, con fundamento en el artículo 113, segundo párrafo de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, en el artículo 59 de la Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de Puebla, en el artículo

212 del Reglamento Interior del Honorable Congreso del Estado Libre y Soberano de Puebla, en los artículos 3, 8 fracción V y 14 fracción V de la Ley del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, y en los artículos 2, 5, fracción X, inciso b), y 6 del Reglamento Interior del mismo, se emite la siguiente:

GUÍA PARA ELABORAR LOS PRESUPUESTOS DE INGRESOS Y EGRESOS Y EL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE LAS ENTIDADES PARAMUNICIPALES.

 

I. DISPOSICIONES GENERALES

 

La presente guía contiene lineamientos que establecen las normas y procedimientos que se consideran para elaborar los presupuestos de ingresos y egresos y el programa operativo anual de las entidades paramunicipales de la administración pública municipal descentralizada de los municipios del Estado de Puebla, por ello, su objeto es coadyuvar con ellas en la elaboración de los mismos, para que al momento de ser presentados, cumplan con dichas normas y procedimientos.

En todo lo relativo a los presupuestos de ingresos y egresos y el programa operativo anual, las referidas entidades paramunicipales (con excepción de las Entidades Operadoras de Agua

Potable y Alcantarillado, las cuales observarán una guía específica, dadas sus particularidades técnicas), además aplicar las disposiciones legales relativas a la materia, deberá observar la presente guía, de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 8 fracción V de la Ley del Órgano de Fiscalización Superior y 50 fracción II de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla.

Esta Guía estará vigente a partir del primer día inmediato posterior a su notificación a dichas entidades paramunicipales en todo lo que corresponde a las operaciones presupuestarias y programáticas de su administración, a partir de los presupuestos de ingresos y egresos y el programa operativo anual para el ejercicio 2009 y hasta la emisión de una nueva versión. Además, para fortalecer la difusión de esta Guía, el Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, lo publicará en su página Web oficial.

Para efectos de este documento, se entenderá por:

 

I.     Guía: la presente guía.

II. OFS: El Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla.

III. Entidades Paramunicipales: Los Organismos Públicos Municipales Descentralizados, las Empresas con Participación Municipal Mayoritaria, los Fideicomisos donde el Fideicomitente sea el Municipio (con las excepciones precisadas en segundo párrafo de este Capítulo).

IV. Presupuestos: El presupuesto de ingresos y el presupuesto de egresos de las entidades referidas en la fracción III.

IV. POA: El Programa Operativo Anual de las entidades referidas en la fracción III.

VI. SCG II: El Sistema Contable Gubernamental II.

 

II. MARCO NORMATIVO

 

Las principales disposiciones normativas que sustentan la elaboración de los presupuestos de ingresos y egresos y el programa operativo anual de las Entidades Paramunicipales, entre otras son:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley General de Contabilidad Gubernamental. Ley del Impuesto al Valor Agregado.

Ley del Impuesto Sobre la Renta.

Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas (federal).

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (federal).

Ley de Coordinación Fiscal.

Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Código Fiscal de la Federación.

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla. Ley Orgánica Municipal.

Ley de Coordinación Hacendaria del Estado de Puebla y sus Municipios.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal.

Ley de Hacienda Municipal del Estado Libre y Soberano de Puebla.

Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado de Puebla.

Ley del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla.

Ley de Ingresos del Estado de Puebla (en su caso, del ejercicio fiscal que corresponda).

Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado de Puebla.

Ley de Egresos del Estado de Puebla (en su caso, del ejercicio fiscal que corresponda).

Ley de Ingresos Municipal (del Municipio y del ejercicio fiscal que correspondan).

Presupuesto de egresos municipal (del Municipio y del ejercicio fiscal que correspondan).

Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.

Reglamento del Código Fiscal de la Federación.

Reglamento para la Ley del Federalismo Hacendario del Estado de Puebla (Artículo tercero transitorio de la Ley de Coordinación Hacendaria del Estado de Puebla y sus Municipios, en lo que corresponda).

Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla.

Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado de Puebla.

Decretos y/o Acuerdos de creación de las Entidades Paramunicipales (que a cada una corresponda).

Reglamentos y/o Normatividad Interna de las Entidades Paramunicipales (que a cada una corresponda).

 

III. PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

Para ejecutar el Plan de Desarrollo Municipal se elabora el programa operativo anual; donde de una visión de largo plazo se derivan acciones de corto plazo.

El Programa Operativo Anual (POA) es el documento donde se plasman los objetivos y metas a desarrollar durante un año, que permite la asignación de responsables y recursos, en función de su disponibilidad, a las acciones que permitirán su cumplimiento.

Se elabora el Programa Operativo Anual con el propósito de guiar la ejecución de las entidades paramunicipales, mediante los programas de las distintas áreas y/o unidades administrativas de las entidades paramunicipales, permitiendo su control, seguimiento y evaluación.

La formulación del POA debe ser producto de la participación activa de todas las áreas y unidades administrativas de las entidades paramunicipales, ya que representa la expresión particular del quehacer institucional.

Para su elaboración se deben tomar en cuenta:

 

a). Las áreas y/o unidades administrativas que participarán con acciones para la operación de los objetivos, políticas y estrategias correspondientes a su función, conforme al Plan de Desarrollo Municipal.
b). Los objetivos, políticas y estrategias del Plan de Desarrollo Municipal. c). Los programas.
d).Los objetivos y metas de las áreas y/o unidades administrativas que podrán alcanzarse en un año.
e). Los recursos financieros y materiales disponibles.

 

El Programa Operativo Anual deberá contener los siguientes elementos:

·Objetivo general.

·Programas.

·Metas.

·Unidades de medida.
·Beneficiarios del programa.
- Indicadores.
·Importe.
·Tiempos de ejecución y/o cronogramas.

 

Los objetivos deberán estar redactados en infinitivo, precisando el qué o la actividad por desarrollar, el cómo o a través de qué medios se lograrán, y la finalidad.

Las metas deben comprender un solo concepto de acción y se expresarán de manera cuantitativa para que se puedan medir, especificando la unidad de medida.

En cuanto a beneficiarios, se deberá especificar la unidad de medida y cantidad de todos aquellos que recibirán las ayudas.

En cuanto a importe, es necesario especificar el monto total programado para ejecutar las metas.

Los indicadores, se establecerán por eficacia, eficiencia y economía:

 

EFICACIA: Cumplimento de metas.

¿Qué utilizo para medirlas?

Las acciones que van a realizarse

 

Meta Realizada	X 100
Meta Programada

Ejemplos de metas:

 

1. Aplicar programa de mantenimiento vehicular.

1. Actualizar padrones.

 

EFICIENCIA: Mide la utilización de los recursos.

¿Qué utilizo para medirlos?

El tiempo, dinero, personal, herramientas, equipo.

Recurso Ejercido	X 100
Recurso Programado

 

Ejemplos de recursos:

 

1. Días de trabajo.

1. Personal de operación.

 

ECONOMÍA: Mide el AHORRO en el ejercicio de los recursos “económicos”.

¿Qué utilizo para medirlos?

El Gasto

 

Gasto Ejercido	X 100
Gasto Programado

Para que de esta forma se evalúe el cumplimiento, utilización de recurso o el ahorro al final de las metas programadas, durante el ejercicio para el cual fue programado.

 

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

 

El Director General convocará a los responsables de las áreas y/o unidades administrativas de la entidad paramunicipal, para iniciar la elaboración de los trabajos del programa operativo anual.

Se integrará la comisión de programación que encabezará el director administrativo, cuando corresponda; o en su caso, el titular podrá designar al funcionario que considere más idóneo.

Previo análisis y discusión, se asignarán a las áreas y/o unidades administrativas de la entidad paramunicipal, los objetivos, políticas y estrategias que les corresponde operar, de acuerdo al Plan de Desarrollo Municipal y sus facultades y atribuciones.

Igualmente deberán establecer las políticas, estrategias, y mecanismos para su seguimiento, control y evaluación correspondiente.

Para tal efecto se utilizarán los formatos del Programa Operativo Anual 1 y 2 por cada área y/o unidad administrativa, de primer y segundo nivel jerárquico, de acuerdo con la estructura orgánica de la entidad paramunicipal.

 

IV. ENTREGA FORMAL DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL AL ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR

Entregar al Órgano de Fiscalización Superior, los formatos del programa operativo anual 1 y 2, de manera impresa y en disco compacto o de tres y media pulgadas, por separado del presupuesto de ingresos y egresos. Adjuntando oficio de presentación (Anexo 5), así como copia del Acuerdo del Consejo Directivo debidamente certificado por funcionario competente o en su caso legalmente expedido especificando la aprobación del Programa Operativo Anual.

La fecha de entrega será a más tardar, dentro de los cinco días siguientes a aquél en el que se haya aprobado la Ley de Ingresos del Municipio de que se trate.

Los formatos del Programa Operativo Anual son los siguientes:

 

NÚMERO	CONCEPTO	DESCRIPCIÓN
1	Año	Especificar el ejercicio programado.
2	Entidad Paramunicipal	Nombre del sujeto de revisión.
3	Clave OFS	Número oficial otorgado por el Órgano de Fiscalización Superior.
4	Fecha de aprobación del Consejo Directivo	Día, mes y año de aprobación.
5	Hoja. de:	Anotar el número progresivo que corresponda a las páginas utilizadas.
6	Responsable	Apellido paterno, materno y nombre(s) del titular.
7	Unidad de Responsables	Nombre del área y/o unidad administrativa.
8	Programas	Actividad indicada de acuerdo al catálogo establecido.
9	Número de programa	Código correspondiente al catálogo.
10	Subprograma	Actividad indicada de acuerdo al catálogo establecido.
11	Número de subprograma	Código correspondiente al catálogo.
12	Objetivo general	Anotar el propósito o finalidad que persigue el área y/o unidad administrativa que corresponda, o el proyecto en su caso.
13	Metas	Enunciar la función básica o producto específico por alcanzar, de manera cuantitativa.
14	Unidad de medida	Anotar el nombre con el que se identifique la meta o producto a alcanzar, referido como un unidad.
15	Cantidad	Anotar el número total del producto o metas a alcanzar.
16	Tiempo de Ejecución	Periodo que abarca la meta.
17	Beneficiarios	Especificar la unidad de medida y cantidad de todos aquellos que recibirán la ayuda.
18	Importe	Especificar el monto total programado para ejecutar las metas.
19	Indicadores	Hacer referencia a la eficacia y oportunidad con que se alcanzan las metas.
20	Nombre y Firma	Nombre  y  Firma  del  Director  General, Director Administrativo y Responsable.

 

INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA EL FORMATO DENOMINADO

“PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA-2)”

 

NÚMERO	CONCEPTO	DESCRIPCIÓN
1	Año	Especificar el ejercicio programado.
2	Entidad Paramunicipal	Nombre del sujeto de revisión.
3	Clave OFS	Número oficial otorgado por el Órgano de Fiscalización Superior.
4	Fecha de aprobación del Consejo Directivo	Día, mes y año de aprobación.
5	Hoja. de:	Anotar el número progresivo que corresponda a las páginas utilizadas.
6	Responsable	Apellido paterno, materno y nombre (s) del titular.
7	Unidad de Responsables	Nombre del área y/o unidad administrativa.
8	Metas	Enunciar la función básica o producto específico por alcanzar, de manera cuantitativa
9	Programada/ real	Especificar por meta y por mes el alcance programado y costo ejercido.
10	Año	Especificar el ejercicio programado.
11	Resultados	Al final de cada meta especificar el número de códico alcanzado (los códigos se localizan en la parte inferior del formato).
12	Observaciones	Especificar el ¿Por qué? a) No se cumplió la meta b) Los resultados fueron sin impacto c) Parcialmente cumplidos
13	Nombre y Firma	Nombre y Firma del Director General, Director Administrativo y Responsable.

 

V. PRESUPUESTOS DE INGRESOS Y EGRESOS

PRESUPUESTO

Es un instrumento de planificación, que implica la propuesta y determinación de un plan anual de trabajo basado en objetivos, complementado de actividades que fijan metas, así como recursos necesarios para lograrlas.

Elaborar el presupuesto es concretar en términos numéricos la planificación para un periodo determinado y se basa fundamentalmente en el costo de un conjunto de programas y actividades que realizarán los organismos públicos descentralizados y en los recursos que ha de lograr durante el periodo para cubrirlos. Así pues el documento está compuesto por el presupuesto de egresos y de ingresos.

A. CONCEPTOS DE PRESUPUESTO DE INGRESOS

Es el documento en donde se expresa la estimación de los ingresos que se espera obtener en un periodo determinado, con base en las fuentes de ingresos permitidas por la ley.

B. CONCEPTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS POR OBJETO DEL GASTO

Es la asignación de recursos para las actividades de la entidad paramunicipal, necesarias para la prestación de bienes y servicios bajo su responsabilidad.

El presupuesto corresponde a un ejercicio fiscal, es decir del 1 de enero al 31 de diciembre. Se utiliza como un instrumento de control administrativo, a través del cual se enlistan las actividades y montos monetarios requeridos para satisfacer las necesidades comunitarias y deberá contar con las características siguientes:

Legalidad - Instrumentar con base en las disposiciones jurídicas aplicables a la  actuación  hacendaria  y  financiera  del  organismo  público descentralizado.

Político -Determinar las prioridades en la asignación del gasto, así como su distribución.

Economía-Optimizar la asignación de los recursos disponibles.

Eficacia-Alcanzar los objetivos propuestos en los planes y programas correspondientes, de manera adecuada y oportuna.

Eficiencia-Racionalizar los medios para alcanzar los objetivos propuestos en los planes y programas correspondientes.

Social -Canalizar el gasto hacia la satisfacción de las necesidades colectivas más urgentes.

Administrativo-Coordinar el ejercicio del gasto con los objetivos señalados por la entidad paramunicipal.

Contable -Registrar, clasificar y presentar el monto y destino de los gastos para evaluar la actuación y resultados del organismo público descentralizado.

 

En consecuencia el presupuesto de egresos, es un documento normativo que obliga a todas las entidades paramunicipales a efectuar sólo aquellos gastos y pagos que hayan sido aprobados previamente por la administración.

ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS

La formulación de los presupuestos públicos se realiza bajo técnicas diferentes entre las que se encuentran:

1. Presupuesto tradicional. Se basa en las asignaciones de años anteriores, estimando los posibles aumentos del egreso. Es una técnica sencilla y facilita el control.

2. Presupuesto por programas. Asigna los recursos humanos, materiales y financieros, de acuerdo con programas y proyectos. Permite enlazar los recursos financieros empleados con los resultados logrados.

3. Presupuesto por centro de costos. Permite clasificar la información financiera de los entes, según su estructura organizacional, sus procesos y sus fuentes de financiamiento.

Actualmente, la técnica presupuestal adoptada por las entidades paramunicipales es el presupuesto por programas, el presupuesto de egresos debe ser elaborado por la dirección administrativa del organismo bajo la dirección y orientación del director general, tomando en cuenta los siguientes aspectos:

1. El monto disponible de los ingresos del organismo público descentralizado. Es importante que para la formulación del presupuesto de egresos, se tome en consideración en primer lugar, el monto disponible de los ingresos de las entidades paramunicipales, que se obtiene de la "estimación de ingresos de ejercicios anteriores", necesaria para lograr un "equilibrio presupuestal" entre ingresos y egresos.

 2. Los planes de trabajo que el organismo público descentralizado disponga. La planeación dentro del organismo, constituye el punto de partida de donde surgen los programas y el presupuesto. El plan de trabajo de una entidad paramunicipal, constituye una guía de acción a seguir en donde se establecen todas y cada una de las actividades por realizar conforme a las atribuciones y funciones de la entidad paramunicipal como:

• La ejecución de obras.
• Prestación de servicios y
• Administración en general

La elaboración del plan de trabajo de las entidades paramunicipales comprende la realización de una serie de actividades, que van desde realizar un diagnóstico de los bienes y servicios hasta la aprobación del mismo.

La preparación de un análisis sobre los servicios de la entidad paramunicipal, se enfoca básicamente a la recopilación de quejas y peticiones relativas a las obras y servicios que demanda la comunidad, los cuales pueden provenir de:

-La población,

-Grupos sociales y

-Organizaciones diversas.

3. Las necesidades del propio organismo público descentralizado. Lo constituyen todos los gastos normales para el funcionamiento de las oficinas del organismo público como son sueldos, energía eléctrica, servicio telefónico, material de oficina, material de limpieza, combustibles, servicios de mantenimiento y conservación, etc.

Tomando en consideración estos tres puntos:

-El monto disponible.

-El plan de trabajo que deberá ser elaborado y aprobado por el consejo directivo.

-Las necesidades del propio organismo.

El director administrativo someterá a la consideración del director general, y éste, a los integrantes del órgano de gobierno, el proyecto de presupuesto de ingresos y egresos, a fin de que se discuta, se modifique y apruebe. Este presupuesto no podrá exceder las previsiones de recaudación que estipule la Ley de ingresos del municipio, y en su caso, aquella para los municipios del Estado de Puebla.

Elaborado el presupuesto, será aprobado en asamblea por el órgano de gobierno del organismo público descentralizado.

El director general debe vigilar que los gastos se realicen conforme a lo previsto en el presupuesto de egresos y que las erogaciones estén amparadas con la documentación comprobatoria y justificativa del gasto, debidamente requisitada.

El director general debe vigilar que su administración lleve la contabilidad de los gastos del organismo público descentralizado en forma adecuada, para lo cual presenciará cortes de caja periódicos, solicitará informes y revisará que los gastos realizados tengan una finalidad justificada con base en las autorizaciones de pagos que al efecto haya emitido.

Con estas medidas el director general previene desviaciones y uso indebido de los recursos públicos a su responsabilidad.

Los integrantes del organismo público descentralizado son responsables de la administración de los recursos públicos, por lo que al hacer la integración previa de su contabilidad y antes de remitirla al Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla deberán de verificar el debido ejercicio del presupuesto.

Con la finalidad de que el ejercicio del presupuesto cumpla con las disposiciones jurídicas básicas y las medidas de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal, es conveniente proponer que se considere y analice los lineamientos de control de los recursos que se sugiere, para que si lo consideran conveniente, a través de un acuerdo de consejo de administración, se establezcan las políticas a seguir en materia de gasto público.

PROCESO PRESUPUESTARIO

El presupuesto o ciclo presupuestario es un sistema que se desarrolla a través de cuatro etapas, las que a su vez permiten la identificación y desarrollo de las diversas funciones que implican la realización del presupuesto en todas sus fases.

• Formulación.

• Aprobación.

• Ejercicio del presupuesto.

• Control del presupuesto.

 

Formulación- Interviene el director administrativo, bajo la dirección y orientación del director general, tomando en consideración los siguientes aspectos:

-El monto disponible de los ingresos

-Las necesidades del propio organismo público descentralizado y

-Los planes y programas de trabajo que se dispongan.

 

Aprobación El director administrativo someterá a consideración del director general el anteproyecto de presupuesto de ingresos y egresos, a fin de que se discuta, modifique o se apruebe.

Ejercicio del presupuesto  - El director general, debe vigilar que los gastos se realicen con estricto    apego    al    presupuesto   de    egresos    aprobado. Es importante que el ejercicio del presupuesto esté soportado con documentación que compruebe y justifique los gastos.

Control del presupuesto- Es el conjunto de actividades que se emprenden, para vigilar,medir y examinar el ejercicio del presupuesto a fin de decidir las medidas preventivas y/o correctivas que sean necesarias.

En el presupuesto de egresos por objeto del gasto en el Estado de Puebla se homologaron los egresos, de acuerdo con lo establecido por la Federación a través de clasificación por CAPÍTULO DEL GASTO, dividiendo a los mismos en:

1000 Servicios Personales

2000 Materiales y Suministros

3000 Servicios Generales

4000 Subsidios, Transferencias y Ayudas

5000 Bienes Muebles e Inmuebles

6000 Inversión Pública

9000 Deuda Pública, Pasivo Circulante y Otros

 

Esta clasificación se retoma por las entidades paramunicipales quienes registrarán la aplicación de los recursos económicos apegándose a lo establecido por cada capítulo de gasto; a la vez cada capítulo es clasificado por OBJETO DEL GASTO en unas cuentas específicas llamadas PARTIDAS.

 

	INGRESOS
0200	DERECHOS
0300	PRODUCTOS
0400	APROVECHAMIENTOS
0500	INGRESOS POR SUBSIDIOS
0600	INGRESOS EXTRAORDINARIOS

Igualmente, se elabora de acuerdo al siguiente

 

CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO

 

C. CONCEPTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS POR PROGRAMAS

                     
El presupuesto por programas y actividades se formula con el objeto de racionalizar y supervisar, en forma adecuada y oportuna, los gastos que realizan las entidades paramunicipales en el cumplimiento de su responsabilidad y se sustentan en los principios de eficiencia, eficacia y economía.

El Presupuesto de Egresos por programas es un conjunto armónico de programas y proyectos con sus respectivos costos de ejecución a realizarse en el futuro inmediato; presta una especial atención a las actividades que una entidad paramunicipal realiza más bien

que a los recursos que adquiere. Lo que le permite hacer una estimación del costo de sus programas y proyectos y compararlos con otras alternativas.

El Presupuesto de Egresos por Programas, al reflejar no sólo acciones inmediatas, sino también metas de largo y mediano plazo, establecidas en programas globales o sectoriales de desarrollo (Plan de Desarrollo Municipal), permite subsanar la falta de información de que carecen los presupuestos tradicionales; implica por parte de la Administración de la entidad paramunicipal, la obligación de alcanzar metas establecidas.

Bajo la técnica de presupuesto de egresos por programa el plan de trabajo es expresado cuantitativamente en el presupuesto.

La ejecución de dicho programa obliga a la división del trabajo; en consecuencia las distintas unidades responsables de la ejecución tienen que trabajar separadamente, velando por su programa operativo anual, pero en estrecha coordinación, por ello se establecen los diferentes programas.

El presupuesto tiene que formularse y expresarse en una forma tal que permita a cada una de las personas responsables del cumplimiento de los objetivos concretos y del

conjunto de acciones correspondientes, encontrar en él una verdadera guía de acción que elimine o minimice la necesidad de decisiones improvisadas.

 

Las partes que intervienen en la técnica del presupuesto por programa son:

Los recursos: que comprende los recursos humanos, materiales, maquinaria, equipos y servicios no personales necesarios para desarrollar las actividades contenidas en el Programa Operativo Anual.

Los productos: son las obras y servicios que surgen como resultado de la combinación de los recursos en el proceso de trabajo de los diferentes programas de la entidad paramunicipal y que son necesarios para lograr las metas y objetivos planificados.

Características del Presupuesto de Egresos por Programas:

-El énfasis principal se pone en lo que la entidad paramunicipal hace.

-Asigna los recursos a los programas de acuerdo con las metas establecidas.

-Permite la medición objetiva de los niveles de eficiencia de cada uno de los programas.

-Proporciona información a diferentes niveles lo que apoya la toma de decisiones.

-Relaciona los recursos asignados con las actividades realizadas y los responsables de ejecutarlas para la consecución de las metas en un período determinado, lo que permite la toma de decisiones correctivas de forma oportuna.

 

Objetivo de elaborar el Presupuesto

 

El presupuesto se elabora con el objetivo de prever las fuentes y montos de los recursos financieros que se le entreguen a la entidad paramunicipal en un año y asignarlos para el financiamiento de los planes y proyectos, así como para el funcionamiento de la estructura organizativa aprobada para cumplir con los objetivos y metas de la entidad paramunicipal.

Elementos que conforman el Presupuesto por Programas:

Los elementos del Presupuesto de Programas con los que se registran todas las funciones y trabajos que realiza la entidad paramunicipal son:

Programa: Es la categoría en la que se establecen los objetivos de cada una de las funciones que la dirección de la entidad paramunicipal debe llevar a cabo. Como tal suele reflejar las funciones especializadas de las unidades organizacionales. En una entidad paramunicipal los programas se relacionan con las áreas en las cuales está estructurada la organización.

Subprograma:   Es la subdivisión de aquellos programas que por su amplitud requieren de varias etapas para poder ser llevados a cabo. Cada subprograma fija metas parciales relacionadas con un aspecto o área dentro del programa, esto facilita la ejecución de lo presupuestado y un seguimiento específico de las acciones planificadas así como de los recursos humanos, materiales y financieros asignados.

Actividad:  Representa el conjunto de acciones que la entidad paramunicipal ejecuta dentro de un programa, para cumplir con los objetivos del mismo, ejemplo: acopio y acondicionamiento. El cumplimiento de los objetivos se realiza de manera gradual a través de metas. Las metas nos dan resultado parcial que sirve de base para poder continuar con las actividades previstas en el programa.

Tarea:                                                     Son las operaciones específicas que producen un determinado resultado y que forman parte de una acción.

Partida:                                                   Reúne o concentra la numeración de cada uno de los elementos de este programa, más el número de elementos que le corresponde a cada una de éstas. Guarda una relación estrecha con las claves programáticas.

Indicador                                             Valor numérico que provee una medida para ponderar el

desempeño cuantitativo y/o cualitativo de un sistema.

 

Etapas del Presupuesto por Programas:

 

El Presupuesto por programas se elabora y ejecuta a través del ciclo presupuestario normal. Éste cubre generalmente las etapas que se mencionan a continuación:

·Formulación.

·Discusión y Aprobación.

·Ejecución y Control.

·Evaluación.

 

Al analizar la fase de formulación, se precisan las actividades por realizar y los elementos indispensables para el establecimiento de dicha técnica presupuestaria en la entidad paramunicipal.

 

Las actividades que se deben realizar para la formulación de un presupuesto por programas en la administración de la entidad paramunicipal, son las siguientes:

• Formulación de programas.
• Fijación de objetivos.
• Fijación de metas.
• Determinación de indicadores.
• Establecimiento de los costos de los recursos.
• Formulación de presupuestos.

 

1. Formulación de programas:

 

La programación se concreta en un presupuesto detallado por renglones económicos, es decir, en gasto corriente, de inversión y de deuda pública.

Posteriormente a la asignación de los recursos por funciones, será necesario dividir cada función en programas (y precisar el área que lo desarrollará). Entendiéndose éstos, como un instrumento que integra y define objetivos en forma cuantitativa para alcanzar un “producto final” incorporando los cálculos de los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para alcanzar aquellos objetivos.

2.- Fijación de objetivos:

En esta parte se establecen las estrategias de reto, expresadas cualitativamente hacia la dirección de los recursos y esfuerzo para cumplir con la misión.

Para poder construir los objetivos se debe determinar lo que se va lograr para cumplir con la misión y la visión, para ello se establecen acciones de la entidad paramunicipal para asegurar su contribución en el cumplimiento de los compromisos.

La característica que deben tener los objetivos son: ser permanentes, susceptibles de medición, concretos y cualitativos e iniciar con una acción y verbo infinitivo.

 

3.Fijación de metas:

Cada programa o subprograma compone diversas actividades que deberán realizarse para lograr sus metas. Las metas deben ser fijadas en unidades físicas de “producto final” o “actividad final”. Para ese efecto cada actividad incluirá la enumeración de las tareas específicas por realizar. Por otro lado existen actividades gubernamentales que se pueden fijar concretamente, como el caso de las obras de la infraestructura para los servicios públicos.

(Donde se establecen metas y su plazo de ejecución).

 

4.- Determinación de indicadores

 

Es un instrumento que mide las variables representadas en cifras que señalan aspectos significativos de un fenómeno. En las entidades paramunicipales los indicadores están relacionados con sus programas, subprogramas, resultados e impacto de sus acciones.

5. Establecimiento de los costos de los recursos:

 

Posterior a la fijación de metas, se establecerán los costos del personal que va a ejecutar la actividad y además el gasto que será erogado por concepto de materiales y suministros.

Una vez especificadas las actividades y sus insumos correspondientes será preciso especificar también los costos totales de esas actividades. El cálculo de los costos de los insumos será la suma de los precios de los recursos consumidos en las actividades y productos finales.

Para conocer los costos de las actividades, se deberán encontrar los costos unitarios de las mismas.

El costo unitario se calcula dividiendo el costo total entre el número de productos o el volumen del trabajo según sea el caso.

6. Formulación del presupuesto:

 

Este proceso de formulación, constituye propiamente la integración en sí del presupuesto, se enlistan en forma vertical los gastos clasificados por capítulo y por objeto del gasto, mientras que los programas en forma horizontal.

NORMATIVIDAD

 

1.- El director administrativo, o en su caso, el área responsable del presupuesto de cada entidad paramunicipal será el responsable de integrar los programas de trabajo.

2.- El director administrativo proporcionará de manera oportuna al personal responsable todos los datos e informes que sean necesarios para la formulación de los presupuestos de ingresos y egresos, vigilando que se ajusten a las disposiciones de Ley, al Plan Municipal de Desarrollo, plan de trabajo y otros ordenamientos aplicables, así como participar en la elaboración de dichos presupuestos.

3.- El director administrativo deberá vigilar que las unidades o áreas responsables establezcan sus objetivos y metas de acuerdo con las funciones que oficialmente tienen asignadas en su decreto de creación y reglamento interior.

4.- El director Administrativo deberá controlar los avances de manera estadística de los programas y proyectos, con el fin de tener actualizada la información de cada una de las unidades o áreas de la entidad paramunicipal.

5.- El director administrativo deberá identificar los conceptos de costo que participan para conseguir las metas y la realización de las actividades, proyectando el impacto que tiene los recursos públicos y el importe de las ampliaciones que se requieran durante el ejercicio.

6.- Durante el ejercicio será responsabilidad del director administrativo y de las distintas áreas de la entidad paramunicipal vigilar que el avance, tanto de metas como de actividades, sean congruentes con el programa de trabajo y dar seguimiento permanente a los mismos, para garantizar el cumplimiento de las metas prioritarias.

7.- Es importante que el área encargada de la evaluación y seguimiento de cada entidad paramunicipal, vigile los alcances en el avance de gestión financiera que se reportan trimestralmente al Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, para verificar que las metas y actividades sean congruentes con el programa de trabajo inicial.

8.-    Seguimiento de los indicadores.

 

Estructura del Presupuesto de la entidad Paramunicipal por Programa

 

El presupuesto de la entidad paramunicipal por programa se relaciona directamente con la estructura organizativa, porque cada área tiene su plan operativo y su presupuesto específico.

 

La estructura organizativa de la entidad paramunicipal es la base sobre la cual se conforma la estructura programática del presupuesto, tanto de los programas de funcionamiento como de inversión.

El sistema de presupuesto por programas permite flexibilidad para las entidades paramunicipales, siendo éstas los que determinen el nivel de detalles que se requiere. Dependerá de la organización de cada entidad paramunicipal el número de programas, subprogramas y componentes de subprograma.

Con la finalidad de contar con una herramienta que permita el control, evaluación y medición de cada uno de los diferentes programas clave a desarrollar en cada entidad paramunicipal; durante su administración; se desarrolló el presente catálogo de programas:

CLAVE	PROGRAMA/ SUBPROGRAMA
01	ADMINISTRACIÓN GENERAL
01-01	REGLAMENTOS
01-02	ZONIFICACIÓN
01-03	PADRONES

 

CLAVE	PROGRAMA/ SUBPROGRAMA
02	SERVICIOS BASICOS
02-01	Limpia y recolección de basura , comercios e industrias.
02-02	Limpia y recolección de basura en mercados.
02-03	.Limpia y recolección de basura en hospitales.
02-04	Limpia y recolección de basura en rastros
02-05	Limpia y recolección de basura residencial.
02-06	Limpia y recolección de basura avenidas, parques y jardines

 

CLAVE	PROGRAMA/ SUBPROGRAMA
03	TRATAMIENTO DE RESIDUOS SOLIDOS
03-01	Pepeneo
03-02	Transformación
03-03	Incineración
03-04	Reciclaje
03-05	Disposición Final

 

CLAVE	PROGRAMA/ SUBPROGRAMA
04	Reorganización Comercial
04-01	Locales
04-02	Bodegas
04-03	Sanitarios
04-04	Tianguis

 

CLAVE	PROGRAMA/ SUBPROGRAMA
05	ABASTO
05-01	Acopío
05-02	Acondicionamiento
05-03	Industrialización
05-04	Almacenamiento
05-05	Transporte
05-06	Distribución
05-07	Comercialización

 

CLAVE	PROGRAMA/ SUBPROGRAMA
06	SANITARIO
6-01	Sacrificio de Gnado
06-02	Evisceración de Animales
06-03	Servicios extraordinarios (esquilmos y desperdicios)
06-04	Distribución de carnes

 

CLAVE	PROGRAMA/ SUBPROGRAMA
07	CONTROL Y VIGILANCIA
07-01	Procedencia del ganado
07-02	Comercialización (peso, calidad y precio).

 

CLAVE	PROGRAMA/ SUBPROGRAMA
08	SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
08-01	Corrales
08-02	Refrigeración
08-03	Anfiteatro
08-04	Transporte

 

CLAVE	PROGRAMA/ SUBPROGRAMA
09	ESPECTÁCULOS ARTÍSTICOS Y CULTURALES
09-01	Artísticos
09-02	Cuturales
09-03	Exposiciones
09-04	Comercialización

 

CLAVE	PROGRAMA/ SUBPROGRAMA
10	MANTENIMIENTO
10-01	Instalaciones
10-02	Equipo

 

CLAVE	PROGRAMA/ SUBPROGRAMA
11	QUEJAS Y RECLAMACIONES

 

D. PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO

 

Con la finalidad de que la entidad paramunicipal cuente con información veraz, oportuna y confiable que conlleve a una decisión correcta y adecuada para cumplir con las necesidades que la sociedad demanda, resulta indispensable llevar un control de recursos por cada una de las unidades administrativas que lo integran.

Por lo que deberá establecer un catálogo por centro de costos, de acuerdo con sus necesidades, para efectuar el registro en el Sistema Contable Gubernamental II.

E. CATÁLOGO DE FONDOS

 

Para un mejor control interno, el Sistema Contable Gubernamental II considera un catálogo de fondos, que es el registro de todos los recursos que la entidad paramunicipal recibe para orientar su gasto a la consecución y cumplimiento de los objetivos que cada tipo de programa, subprograma y centro de costo necesita en la formulación de un presupuesto.

Por lo que deberá establecer un catálogo de fondos, de acuerdo con sus necesidades, para efectuar el registro en el Sistema Contable Gubernamental II.

 

VI. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS POR PROGRAMAS Y POR OBJETO DEL GASTO PARA EL EJERCICIO CORRESPONDIENTE

 

El presupuesto de egresos por programas para el año del ejercicio correspondiente, se procesará en disco compacto con la utilización de tres formatos básicos en excel que se incluyen al presente como Anexos, con sus instructivos de llenado respectivos, considerando los capítulos, conceptos y partidas del Sistema Contable Gubernamental II con el que operan las entidades paramunicipales.

a.  FORMATO 1:

DESGLOSE POR CAPÍTULO DEL GASTO Y CENTRO DE COSTO

 

El primer documento que debe elaborarse es el formato denominado DESGLOSE POR CAPÍTULO DEL GASTO Y CENTRO DE COSTO, con clave determinada de acuerdo con cada uno de los programas y subprogramas de la entidad paramunicipales. (Anexo 1).

b.  FORMATO 2:

PRESUPUESTO DE EGRESOS POR PROGRAMA Y CENTRO DE COSTO

 

El segundo formato, PRESUPUESTO DE EGRESOS POR PROGRAMA Y CENTRO DE COSTO integra la descripción de las metas por realizar señalando el plazo, el costo anual, un desglose por capítulo del gasto y sus indicadores; todos estos rubros se referirán a un subprograma en específico. Su clave va en correlación con el catálogo de programas de las entidades paramunicipales. Se elabora un formato por cada subprograma (Anexo 2).

Cabe destacar que se definirán dos elementos esenciales en la planeación por programa, el objetivo general y los indicadores; el primero servirá para orientar la tarea que pensamos ejecutar, los segundos serán el medio para medir el desempeño de la ejecución del subprograma específico.

Los objetivos deberán plantearse como acciones y para ello deberán emplearse verbos en infinitivo y ser susceptibles de medición; por ejemplo: incrementar el número de exposiciones artísticas en un 35% para el segundo bimestre; mejorar los servicios de limpia y recolección de basura residencial durante el primer semestre. Los objetivos deben ser claros y concretos.

 

Los indicadores son elementos de medición y control que nos permitirán controlar y mejorar las actividades de la dirección de la entidad paramunicipal. Se requiere por lo menos dos indicadores de cada rubro de economía, eficiencia y eficacia. Dichos indicadores pueden reflejarse como resultado de cumplimiento obtenido de una división del concepto o tarea realizada entre el concepto o tarea programada.

c.  FORMATO 3:

PRESUPUESTO DE EGRESOS CONSOLIDADO

 

El tercer documento es un formato concentrado que lleva por nombre PRESUPUESTO DE EGRESOS CONSOLIDADO, con clave PEC. En éste se registraran todas las cantidades totalizadas de los diversos subprogramas y que correspondan a cada uno de los programas de la entidad paramunicipal desglosados por capítulo de gasto (ANEXO 3).

Su elaboración es al final, porque su objeto es incluir la suma de todos los programas, subprogramas y totales por capítulo de gasto que planee ejecutar la dirección de la entidad paramunicipal.

Básicamente se denomina presupuesto de egresos consolidado porque en él se presentan cuantitativamente las actividades que la administración de la entidad Paramunicipal realizará (por programas) y las cosas que adquirirá (por objeto del gasto).

 

VII. PROCEDIMIENTOS PARA REGISTRAR EL PRESUPUESTO DE EGRESOS EN EL SISTEMA CONTABLE GUBERNAMENTAL II

 

Sólo con el fin de contar con un caso concreto, se ejemplifica con el año 2009.

A. CREAR EL AÑO DE TRABAJO 2009.

 1. Escribir la clave de la entidad paramunicipal, el número de usuario, la contraseña y el año de trabajo 2009, al término presionar la tecla ENTER.

 

Antes de iniciar con el registro de los presupuestos en el Sistema Contable Gubernamental II, deberá actualizar la información, con las teclas (+) o (-) seleccione el mes inicial, así como el menú de utilerías y acceda a la opción denominada “actualizar información a partir del ejercicio anterior”, identificada con la letra “E”.

 

Nota: Verificar antes de continuar que se encuentre en el año correspondiente a presupuestar.

 

Deberá  seleccionar  la  opción 1. “Actualizar Información a partir del ejercicio anterior”.

En esta parte el Sistema Contable Gubernamental II, traslada los programas, centros y fondos.

 

La opción 2 “Actualizar cuentas a partir del ejercicio anterior por rango”.

Se utiliza para trasladar en orden jerárquico los ingresos y egresos.

 

En esta pantalla, aparece un mensaje sobre la información que debe actualizar, marque con la letra ''S'' la opción programas, fondos y costo. Para continuar presione la tecla <F2> CONTINUAR

 

B. RELACIONAR  EL  PRESUPUESTO  POR  PROGRAMAS  CON  EL

PRESUPUESTO POR OBJETO DEL GASTO

1.En la pantalla del menú principal, con las teclas de signo (+) o (-) selecciones el mes inicial y la opción de Movimientos al Presupuesto.

 

2. Para añadir movimientos al presupuesto, presione la palabra Añade o la tecla <Enter>.

 

3. En el campo 1, escribir el número de la subcuenta que va a presupuestar.

En el campo 2; anote el número de fondo con que está relacionada la partida de gasto.

En el campo 3, escriba el centro de costo para la partida de gasto.

En el campo 4, escriba el número de programa y subprograma para la partida de gasto.

En el campo 5, escriba cantidad presupuestada para esta partida de gasto.

En el campo 6, indique si se trata de un presupuesto inicial (Los datos antes mencionados, deberá tomarlos del formato llamado Desglose por capítulo del gasto y centro de costo) y al término presione la tecla <F2> o sobre la palabra GRABAR.

 

NOTA: Seguir estos pasos para capturar todas las partidas de gasto presupuestadas.

Antes de grabar la información con la tecla <F2>, verifique que los campos de registro estén correctamente capturados; si no es así, aparecerá una alerta de aviso, ¡ERROR! cuenta o subprograma no encontrado.
Para presupuestar obra pública nueva, debe llenar los campos referentes al folio, en forma alfabética así como el concepto de la obra.

 

C. PARA REGISTRAR EL REMANENTE DE EFECTIVO POR APLICAR.

1. Caso de una obra que quedó en proceso y debe presupuestar el remanente del año 2009, seguir los pasos del número uno al tres de la letra “B”, de esta guía.

Para este caso el campo de folio deberá registrar el número de la obra que le fue autorizado por la dependencia correspondiente.

2. Marque con la letra “S” en el campo 1 de remanente y grabe los datos presionando la tecla <F2>, como a continuación se muestra.

 

D. PARA VERIFICAR QUE LA INFORMACIÓN CAPTURADA EN EL SISTEMA CONTABLE GUBERNAMENTAL II, COINCIDA CON LA INFORMACIÓN DE LOS FORMATOS DENOMINADOS DESGLOSE POR CAPÍTULO DEL GASTO Y CENTRO DE COSTO, PRESUPUESTO POR   PROGRAMAS  Y  CENTRO    DE    COSTO  Y  PRESUPUESTO CONSOLIDADO.

 

Consulte  los    reportes    denominados,   Lista    de    Movimientos     Presupuestales, Comportamiento Presupuestal y Comportamiento Presupuestal por Programas.

 

1.1. LISTA DE MOVIMIENTOS PRESUPUESTALES:

 

1. Este reporte sólo se emite en el mes inicial, por lo que deberá seleccionarlo con las teclas de signo (+) o (–), posteriormente presione sobre la palabra Reportes y accederá a esta opción.

 

2. Seleccione la opción 1, “Reportes financieros”.

 

3. Seleccione la opción D, Lista de movimientos presupuestales.

 

4. En esta pantalla, podrá ordenar el reporte, con base en una de las siete opciones preestablecidas, enseguida escriba el primer y último folio de la asignación presupuestal, finalmente para visualizar el reporte en pantalla presione la tecla <F2> o seleccione la palabra CONTINUAR.

 

5. Si desea imprimirlo, presione la letra <I> del teclado o el comando IMPRIMIR.

 

1.2 COMPORTAMIENTO PRESUPUESTAL

 1. Este reporte no se emite en el mes inicial, por lo que deberá cambiar al mes próximo, con la tecla de signo (+) o (-), posteriormente seleccionar la opción de REPORTES.

 

2. Del menú de reportes, seleccionar la opción ''1'' Reportes financieros.

 

3.  Posteriormente  elija  la  opción  número 9,  Comportamiento presupuestal por cuentas.

 

4. En esta pantalla, puede definir los datos que quiera que aparezcan en el reporte, para ello cuenta con cuatro opciones que se visualizan en el primer recuadro, a continuación seleccione: 1 Para ordenar el reporte, 2 escriba el número de cuenta o subcuenta con que empezará y terminará el reporte, 3 escriba la letra E para las cuentas de Egresos, y en el número 4 la letra S o N, que significa si desea o no incluir programas o subprogramas, presione <F2> para CONTINUAR.

 

5. Si desea imprimirlo, presione la letra <I> del teclado o el comando IMPRIMIR.

 

1.3. COMPORTAMIENTO PRESUPUESTAL POR PROGRAMAS

 1. Para comprobar que los importes que se reflejan en el presupuesto por objeto del gasto coincidan con los importes de los programas y subprogramas al que están relacionados, verifique el reporte denominado comportamiento presupuestal por programas, realizando los siguientes pasos:

2. Seleccione la opción número 1, “reportes financieros “del menú de reportes.

 

3. Del menú de reportes financieros, seleccione la letra A, “Comportamiento presupuestal por programas”.

 

4. En esta pantalla, puede definir los datos que quiera que aparezcan en el reporte, para ello seleccione lo siguiente: 1 para ordenar el reporte, elija una de las dos opciones que se visualizan en el primer recuadro, 2 escriba el número de programa o subprograma con que empezará y terminará el reporte, 3 en el campo de opción, puede incluir en el reporte, cuentas de mayor, cuentas de segundo nivel, cuentas de tercer nivel, cuentas de cuarto nivel o ninguna de las anteriores, seleccionando el número correspondiente según la opción, al término presione la tecla CONTINUAR o <F2>.

 

5. Si desea imprimirlo, presione la letra <I> del teclado o el comando IMPRIMIR.

 

VIII. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS

PROCEDIMIENTOS PARA REGISTRAR EL PRESUPUESTO DE INGRESOS EN EL SISTEMA CONTABLE GUBERNAMENTAL II.

A.  REGISTRAR  EL  PRESUPUESTO  DE  INGRESOS  EN  EL  SISTEMA CONTABLE GUBERNAMENTAL II.

 

1. Seleccione el mes inicial con las teclas de signo (+) o (-), así como el menú de movimientos al presupuesto.

 

2.  Presione las teclas, <Enter> o Añade, para efectuar un primer movimiento.

 

3. En el campo 1 escribir el número de la subcuenta de ingresos, que va a presupuestar.

En el campo 2 escriba el fondo relacionado con la subcuenta a presupuestar.

En el campo 3 escriba el centro de costo a presupuestar.

En el campo 4 escriba la cantidad presupuestada.

En el campo 5 indique que se trata de un presupuesto inicial, al término presione la tecla <F2> o sobre la palabra GRABAR.

 

NOTA: Seguir estos pasos para capturar todas las partidas de ingreso presupuestadas.

Antes de grabar la información con la tecla <F2>, verifique que los campos de registro estén correctamente capturados; si no es así, aparecerá una alerta de aviso ¡ERROR! cuenta no encontrada

 

B. PARA VERIFICAR LOS IMPORTES CAPTURADOS COMO PRESUPUESTO DE INGRESOS EN EL SISTEMA CONTABLE GUBERNAMENTAL II.

Para verificar los importes capturados como Presupuesto de Ingresos en el Sistema Contable Gubernamental II, consulte el reporte de lista de movimientos presupuestales y
presupuesto inicial del ejercicio.

 

1. Efectúe los pasos 1, 2, 3, 4 y 5 del inciso D, de este manual.

 

NOTA: escriba en el campo llamado empezar con y terminar con, el número consecutivo que asignó el Sistema Contable Gubernamental II, al registrar un movimiento presupuestal, para continuar, presione las teclas <F2> o CONTINUAR.

 

2. PRESUPUESTO INICIAL DEL EJERCICIO.

 1. Para comprobar que el importe de los ingresos y los egresos presupuestados no difieren uno del otro, verifique el reporte denominado Presupuesto inicial del ejercicio, realizando los siguientes pasos:

2. Seleccione el número 1, “reportes financieros” del menú de reportes

 

3. Del menú de reportes financieros, seleccione el número 8, Presupuesto inicial del ejercicio.

 

4. En esta pantalla deberá definir los campos correspondientes para dar formato al reporte y una vez definido, presione CONTINUAR o <F2>.

 

5. Si desea imprimirlo, presione la letra <I> del teclado o el comando IMPRIMIR.

 

c. GENERAR DISCO DE RESPALDO DE INFORMACIÓN.

1. Para generar el disco de respaldo del Sistema Contable Gubernamental II, deberá situarse en el mes inicial y seleccionar del menú utilerías la opción número 1 “Copiar información a respaldo”

 

2.     Seleccione a partir del mes cero (0) y presione <ENTER> para CONTINUAR.

 

3.  Especifique hasta el mes cero (0) y presione <ENTER> para CONTINUAR

 

4. En esta pantalla, aparece la descripción de la información inicial por respaldar.

 

5. Esta pantalla muestra que el proceso se terminó, presione la opción ENTERADO.

 

IX. ENTREGA FORMAL DE LOS PRESUPUESTOS DE INGRESOS Y EGRESOS DE LA ENTIDAD PARAMUNICIPAL AL ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR

Deberá remitir al Órgano de Fiscalización Superior del Estado la siguiente información:

 

A). DEL SISTEMA CONTABLE GUBERNAMENTAL II:

ØDisco compacto o disquete de tres y media pulgadas que contenga el respaldo de los presupuestos de Ingresos y Egresos del Sistema Contable Gubernamental II con:

·Lista de movimientos presupuestales de ingresos.

·Lista de movimientos presupuestales de egresos.

·Comportamiento presupuestal.

·Comportamiento presupuestal por programas.

·Presupuesto Inicial del ejercicio.

B). FORMATOS EN EXCEL PARA PRESUPUESTO DE EGRESOS POR

PROGRAMAS:

ØDisco compacto o disquete de tres y media pulgadas que contenga el respaldo de los formatos en Excel de:

·Desglose por capítulo del gasto y centro de costo.

·Presupuesto de egresos por programa y centro de costo.

·Presupuesto de egresos consolidado.

C).  COPIA DEL ACUERDO  DEL  CONSEJO  DE DIRECTIVO  DE  LA ENTIDAD PARAMUNICIPAL     DEBIDAMENTE      CERTIFICADA      POR     FUNCIONARIO COMPETENTE O EN SU CASO LEGALMENTE EXPEDIDA, QUE ESPECIFIQUE LA APROBACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS.

 

D). OFICIO DE PRESENTACIÓN.

 

·Presupuesto de ingresos y egresos (Anexo 4).

 

E). FECHA DE ENTREGA:

 

A más tardar, dentro de los cinco días siguientes a aquél en el que se haya aprobado la

Ley de Ingresos del Municipio de que se trate.

 

X. CONCLUSIÓN

 

La base del sistema general de control, registro e información gubernamental, está representado por la Ley de Ingresos y el Presupuesto de Egresos.

Con base en ello desde el punto de vista del egreso existe el control presupuestal y control programático.

Entendiéndose por control presupuestal el registro de las cifras del presupuesto autorizado, las modificaciones en aumento o disminución que se dan en un año y las deducciones de estas cifras, por erogaciones, que se presentan en el mismo periodo. Las características de las operaciones base de registro, se pueden identificar de la siguiente manera:

1. Aquellas que comprenden bienes y servicios, recibidos, pagados en efectivo (base efectivo).
2. Aquellos que habiendo recibido bienes y servicios, su pago se encuentra pendiente (ajuste anual de compromisos).

 

De lo cual se desprende que el control presupuestal tiene una vigencia de un año a cuyo término, se cancelan los registros para volverlos abrir al año siguiente con las cifras del nuevo presupuesto correspondiente. Por la característica de todo presupuesto, que consiste en ser elaborado sobre una base “estimativa”, se da el caso en el periodo de ejercicio de que el mismo fue excesivo, situación que obliga reducir los recursos para su utilización en otros renglones de mayor necesidad, o bien, que siendo insuficiente se requiera asignarle recursos adicionales que permita lograr los objetivos y metas previstas; en estas circunstancias

la cifra original del presupuesto se puede modificar en aumento o disminución por transferencia interna aumentando o disminuyendo las cifras entre programas, subprogramas o partidas presupuestales.

De los recursos que se asignan originalmente y de sus modificaciones, se deducen las cantidades que erogan por pago de bienes y servicios recibidos con lo cual en todo momento, o al fin del año se está en posibilidad de conocer:

1. Presupuesto autorizado.
2. Modificaciones presupuestales.
3. Cantidades erogadas o presupuesto ejercido.

 

Las disposiciones vigentes imponen la obligación de que no se deberán efectuar erogaciones que no estén previstas en los presupuestos o que estando previstas no existe disponibilidad de recursos para cubrirlas; lo anterior bajo pena de imponer sanciones a los funcionarios que incurran en este tipo de irregularidad; así el control presupuestal en sus diferentes programas, subprogramas y partidas deberá siempre presentar saldos positivos o en el mejor de los casos quedar saldadas o con saldo cero.

El documento en que se concentra o resumen los movimientos generados por el control presupuestal, están representados por el comportamiento presupuestal que al principio de cada año se abre con las cifras del presupuesto autorizado, desagregadas a nivel de partida dentro de cada programa y subprograma.

La “Contabilidad Programática”, se refiere al control de los objetivos y metas que anualmente se fijan o establecen y están incorporados en los presupuestos de egresos. Estas metas pueden sufrir aumentos y disminuciones en razón de si se asignan más o menos recursos para su cumplimiento; la base de control es la comparación de estas metas originales y/o modificadas contra las efectivamente realizadas o cumplidas, diferencia que permite determinar si hubo EFICIENCIA en el ejercicio de recursos presupuestales.

La forma de controlar el desarrollo de programas es a través de lo que se conoce como

“seguimiento físico financiero”. Mecanismo dentro del cual todos los sujetos de revisión, periódicamente para su conocimiento y evaluación, lo generan a través del Sistema Contable Gubernamental II, en el reporte llamado comportamiento presupuestal por programas.

 

XI. ANEXOS

Los formatos que a continuación se presentan deberán ser llenados cuidadosamente, respetando los títulos y conceptos marcados. Si por las características de su impresora tiene la necesidad de mover la orientación de los mismos, lo puede hacer, siempre que no cambie la esencia.

 

ANEXO I

 

INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA EL FORMATO DENOMINADO “DESGLOSE POR CAPÍTULO DEL GASTO Y CENTRO DE COSTO”

 

NUMERO	CONCEPTO	DESCRIPCIÓN
1	Nombre de la Paramunicipal	Especificar el nombre oficial como lo marca el decreto de creación.
2	Hoja: de: ....	Marcar el número consecutivo y final del total de los formatos utilizados
3	Programa	Escribir la actividad indicada de acuerdo con el catálogo establecido
4	Número de Programa	Plasmar de acuerdo con el catálogo establecido la clave correspondiente
5	Subprograma	Escribir la actividad indicada de acuerdo con el catálogo establecido
6	Número de Subprograma	Plasmar de acuerdo con el catálogo establecido la clave correspondiente
7	Partida Presupuestal	Indicar en este rubro, el número del capítulo, concepto y partida de gasto según corresponda.
8	Nombre	Anotar el nombre de la partida del gasto de acuerdo con el catálogo de cuentas del sistema de contabilidad
9	Subtotal por capítulo gasto	Registrar el importe presupuestado por partida de gasto.
10	Costo anual	Registrar la suma total de las partidas que corresponda por capitulo del gasto
11	Centro	Señalar el número del centro de costo.
12	Nombre del Centro	Anotar el Concepto de acuerdo al catálogo establecido.
13	Fondo	Npumero de fondo
14	Nombre de fondo	Anotar el concept de acuerdo al catálogo establecido
15	Total	Sumar los costos anuales
16	Plazo de ejecución	Marcar el tiempo que se empleará para la ejecución de cada subprograma.

 

ANEXO II

INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA EL FORMATO DENOMINADO “PRESUPUESTO DE EGRESOS POR PROGRAMA Y CENTRO DE COSTO”

NÚMERO	CONCEPTO	DESCRIPCIÓN
1	Nombre de la Paramunicipal	Especificar el nombre oficial como lo marca el decreto de creación.
2	Hoja: de: ....	Marcar el número consecutivo y final del total de los formatos utilizados.
3	Programa	Escribir la actividad indicada de acuerdo al catálogo establecido.
4	Número de Programa	Plasmar  de  acuerdo  con  el  catálogo establecido la clave correspondiente.
5	Subprograma	Escribir la actividad indicada de acuerdo con el catálogo establecido
6	Número de de Subprograma	Plasmar de  acuerdo  con  el  catálogo establecido la clave correspondiente
7	Centro de Costo	Escribir el nombre del centro de costo de acuerdo con el catálogo establecido
8	Número de Centro de Costo	Plasmar la clave correspondiente de acuerdo con el catálogo
9	Objetivo General	Definir el propósito cualitativo del programa por ejecutar
10	Indicadores	Formular parámetros con los que se evaluará su desempeño (mínimo seis).
11	Número	Anotar el consecutivo por meta programada
12	Descripción	Especificar los propósitos por ejecutar
13	Plazo de ejecución	Mencionar el tiempo que empleará para la ejecución de cada una de las metas
14	Costo anual	Trasladar dle formato "Desglose por capitulo del gasto y centro de costo", el importe del campo total por cada programa y subprograma presupuestado.
15	Total	Sumar los costos anuales de cada meta programada
16	Totales por Capítulo de Gasto	Trasladar el subtotal por capítulo de gasto del formato "Desglose por capítulo de gasto y centro de costo".
17	Total	Sumar los importes por capítulo de gasto
18	Totales por Capítulo de Gasto	Trasladar el subtotal por capítulo de gasto del formato "Desglose por capítulo de gasto"
19	Total	Sumar los importes por capítulo del gasto

 

ANEXO III

 

INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA EL FORMATO DENOMINADO

“PRESUPUESTO DE EGRESOS CONSOLIDADO”

 

NÚMERO	CONCEPTO	DESCRIPCIÓN
1	Nombre de la Paramunicipal	Especificar el nombre oficial como lo marca el decreto de creación
2	Programas	Describir los programas por nombre de acuerdo con el Catálogo, así como por incrementos, modificaciones o sustitución con su clave en el renglón inferior.
3	Total	Sumar de manera horizontal los montos por capítulo de gasto
4	Total	Sumar de manera vertical los montos por programas.

 

ANEXO IV

 

PAPEL CON MEMBRETE DE LA PARAMUNICIPAL

 

C.P.C. VÍCTOR MANUEL HERNÁNDEZ QUINTANA

AUDITOR GENERAL

DEL ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR

DEL ESTADO DE PUEBLA

 

P R E S E N T E

 

Con fundamento en los artículos 8, 14, 25 y 26 de la Ley del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, remito a usted en ____ disco(s) compacto(s) o de tres y media pulgadas(*), presupuesto de ingresos y egresos para el ejercicio ___________________ de esta entidad paramunicipal que presido, por un importe de $ ______________ (números)

_____________________________________              (letras),        y     por     un     importe       de     $

_________________ (números) ___________________________ (letras), respectivamente.

 

La aprobación correspondiente se asentó en el libro de acuerdos del Consejo Directivo el día ______ de_________________ de_________, a fojas de la__________a la____________; de la que incluyo copia certificada.

Adjunto al presente, constancia de recepción documental del presupuesto de ingresos y egresos emitida por el Auditor Externo con fecha _____de ____________________ de _____.

Despedida personal del Director General.

 

Nombre, Firma y Sello del Director General

 

(*) Especifique sólo el tipo de disco que utiliza, borrando el texto que no coincida con su respaldo.

 

 

ANEXO V

 

PAPEL CON MEMBRETE DE LA ENTIDAD PARAMUNICIPAL

 

C.P.C. VÍCTOR MANUEL HERNÁNDEZ QUINTANA

AUDITOR GENERAL DEL
ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR
DEL ESTADO DE PUEBLA

P R E S E N T E

 

Con fundamento en el artículo 24 fracciones III de la Ley del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, remito impresión y en ____disco(s) compacto(s) o de tres y media pulgadas(*), programa operativo anual para el ejercicio ___________ de esta entidad paramunicipal que presido.

La aprobación correspondiente se asentó en el libro de acuerdos del Consejo Directivo el día ______ de_________________ de_________, a fojas de la__________a la____________; de la que incluyo copia certificada.

Adjunto al presente, constancia de recepción documental del programa operativo anual emitida por el Auditor Externo con fecha _____de _____________ de _____.

Despedida personal del Director General.

 

Nombre, Firma y Sello del Director General

 

(*) Especifique sólo el tipo de disco que utiliza, borrando el texto que no coincida con su respaldo.

 

XII. FORMATOS

 

La presente Guía para Elaborar el Presupuesto de Ingresos y Egresos y Programa Operativo Anual de las Entidades Paramunicipales, fue emitida por el Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, a través de su titular, el Auditor General C.P.C. Víctor Manuel Hernández Quintana, en la Heroica

Puebla de Zaragoza el día doce del mes de enero del año dos mil nueve.

 

C.P.C. Víctor Manuel Hernández Quintana

Auditor General