GUÍA PARA LA ENTREGA- REPECPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 2014

 

MENSAJE DEL AUDITOR SUPERIOR

La gestión de gobierno que desempeñan los servidores públicos municipales, debe realizarse a partir de una gestión pública eficaz y eficiente, que identifique y adopte prácticas de buen gobierno, permitiendo de esta forma concluir o iniciar una administración pública municipal en apego a los ordenamientos legales, garante del uso honesto y transparente de los recursos públicos, a la par de promover el desarrollo durante el periodo constitucional para el cual fueron electos.

En el marco del Plan Estratégico 2012-2019 y con el propósito de dar cumplimiento a las obligaciones que establece la legislación estatal y municipal, en materia de fiscalización superior, la Auditoría Superior del Estado de Puebla, presenta la Guía para la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal 2014.

Esta guía orienta sus acciones en dos premisas fundamentales que son:

Coadyuvar con los Ayuntamientos Saliente y Electo, en el establecimiento de las bases para llevar a cabo la Entrega-Recepción de la hacienda pública municipal y vigilar que se cumpla oportunamente con dicho procedimiento; contando para ello con la presencia de representantes de la Auditoría Superior del Estado, en calidad de testigos.

En ese contexto, la presente guía encuentra sustento en lo establecido en la Ley Orgánica Municipal y en la Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado, por lo tanto, da a conocer los requisitos mínimos indispensables para cumplir con el marco legal aplicable.

Finalmente, reitero el compromiso de la Auditoría Superior del Estado de Puebla, de trabajar día a día a favor de promover y realizar la fiscalización efectiva de los recursos públicos, así como de fomentar la cultura de la Rendición de Cuentas Claras en nuestro Estado.

 

 

Atentamente

Dr. David Villanueva Lomelí

Auditor Superior del Estado de Puebla

 

 

 

PRESENTACIÓN

La presente guía tiene por objeto establecer las bases para llevar a cabo el Procedimiento para la entrega-recepción de la documentación que contiene la situación que guarda la Administración Pública Municipal, relacionada a los recursos financieros, humanos y materiales, que le fueron asignados al Ayuntamiento del Municipio para el ejercicio de sus atribuciones y que deberá efectuar la Administración Pública Municipal Saliente al Ayuntamiento Electo, dentro de un plazo de cinco días contados a partir de la fecha de toma de posesión del nuevo Ayuntamiento.

La entrega-recepción a que nos hemos referido, es un proceso establecido en la Ley Orgánica Municipal y por lo tanto, de cumplimiento obligatorio y formal, que deberá efectuarse por escrito mediante acta administrativa.

La entrega-recepción de la Administración Municipal correspondiente al periodo constitucional 2011- 2014, acontece en la coyuntura histórica que se presenta como consecuencia de las diversas reformas y adiciones a disposiciones legales

en el ámbito estatal, como lo es la reforma a la Constitución Local que incide en el periodo que abarcará por única ocasión la Administración Municipal Entrante, que comprenderá el periodo del 15 de febrero del 2014 al 14 de octubre del 2018.

 

CAPÍTULO 1.

GENERALIDADES

 

1.1. CONSIDERANDO

Que el 28 de octubre de 2011, se publicó en el Periódico Oficial del Estado de Puebla, la reforma al artículo 3 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, que tiene como consecuencia que los Ayuntamientos de los municipios electos que tomarán posesión el 15 de febrero de 2014, cuenten con un período de administración comprendido de esa fecha y hasta el 14 de octubre de 2018.

Que de conformidad con lo dispuesto en los artículos 50, 51, 65, 66, 67, 68 y 69 de la Ley Orgánica Municipal, los Ayuntamientos de los Municipios del Estado de Puebla, se renuevan en su totalidad cada tres años; y en esa renovación, debe tener verificativo la entrega-recepción de la Administración Pública Municipal.

Que la misión de la Auditoría Superior del Estado de Puebla, está encaminada a realizar la fiscalización de los Sujetos de Revisión Obligados, contribuyendo a una efectiva rendición de cuentas para Puebla, basándose en principios de legalidad e integridad; para ello, cuenta con la atribución para establecer y difundir las bases y guías para la Entrega - Recepción de las Haciendas Públicas Municipales, lo anterior, conforme a lo previsto en los artículos 116 fracción II párrafo sexto, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 113 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, 199 y 200 de la Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de Puebla, 242 del Reglamento Interior del Honorable Congreso del Estado Libre y Soberano de Puebla, 23 fracción XXV, 114 fracciones V y VI de la Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Puebla, 1 y 15 fracciones XI y XII, del Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, aplicable en términos del Transitorio Quinto del Decreto por el que reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Puebla, publicado en el Periódico Oficial del Estado, el 21 de diciembre de 2012.

por lo que se emite la siguiente:

 

1.2. DISPOSICIONES GENERALES

La presente guía, además de las disposiciones legales relativas a la entrega-recepción, es de observancia y aplicación para la Auditoría Superior del Estado y los Ayuntamientos de los Municipios del Estado Libre y Soberano de Puebla; contiene las bases y criterios mínimos para realizar la entrega -recepción de la Administración Pública Municipal, las acciones a desarrollar, los formatos que se deberán utilizar y que formarán parte integrante del acta circunstanciada que al efecto se levante, siempre de forma enunciativa más no limitativa, para que al momento de su realización, se cumpla con ello.

Esta guía estará vigente a partir del primer día inmediato posterior a su entrega a los Ayuntamientos de los Municipios del Estado Libre y Soberano de Puebla, y hasta la emisión de una nueva versión; además, para fortalecer la difusión de esta guía, la Auditoría Superior del Estado de Puebla, la publicará en su página de internet oficial.

Para efectos de la presente Guía, se entenderá por:

I. Guía: Guía para la Entrega - Recepción Municipal.

II. Auditoría Puebla: La Auditoría Superior del Estado de Puebla

III. Auditor Superior: Titular de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

IV. Ayuntamiento: Gobierno de los Municipios del Estado de Puebla.

V. Acuerdos: Los acuerdos emitidos por el Consejo Nacional de Armonización Contable.

VI. EOAR: Estados de Origen y Aplicación de los Recursos.

VII. Normas: Las emitidas por el Consejo Nacional de Armonización Contable.

VII. SCGII: El Sistema Contable Gubernamental II.

 

 

.3. MARCO NORMATIVO

Las principales disposiciones legales y normativas que sustentan el acto de entrega-recepción y la elaboración de la presente Guía, son:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

• Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla.

• Ley General de Contabilidad Gubernamental.

• Ley Orgánica Municipal.

• Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de Puebla.

• Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Puebla.

• Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla.

• Ley de Presupuesto y Gasto Público del Estado de Puebla.

• Reglamento Interior del Honorable Congreso del Estado Libre y Soberano de Puebla.

• Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla.

• Acuerdos emitidos por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC).

• Normas emitidas por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC).

 

 

CAPÍTULO 2.

ENTREGA-RECEPCIÓN

En este capítulo, se precisa el concepto de entrega -recepción municipal, su objetivo, las condiciones de su realización, así como los participantes y la documentación comprobatoria y justificativa que contenga la situación que guarda la Administración Pública Municipal.

2.1. CONCEPTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN MUNICIPAL

Proceso legal, administrativo y formal, de carácter obligatorio, a través del cual el Ayuntamiento Saliente entrega los recursos, bienes patrimoniales y documentación comprobatoria y justificativa, al Ayuntamiento Electo, mediante acta circunstanciada, que refleja la organización interna, la situación programática, presupuestal y financiera; los recursos humanos, materiales, el grado de cumplimiento a las diversas disposiciones legales y demás asuntos de su competencia.

De conformidad con el artículo 118 de la Ley Orgánica Municipal, la administración pública municipal se organiza en administración pública centralizada y administración pública descentralizada. Las unidades responsables que integran la administración pública centralizada son denominadas dependencias y órganos desconcentrados; las unidades responsables que componen la administración pública descentralizada se les conocen como entidades paramunicipales.

La entrega-recepción municipal comprende todas las unidades responsables de la administración pública centralizada, es decir las dependencias y órganos desconcentrados.

 

2.2. OBJETIVO DE LA ENTREGA-RECEPCIÓN MUNICIPAL

Que el Ayuntamiento Saliente cumpla con las disposiciones legales y normativas, haciendo entrega, mediante este acto, al Ayuntamiento Electo de la documentación comprobatoria y justificativa del control, captación, recaudación, manejo, administración, resguardo, custodia, ejercicio y aplicación de recursos, fondos, bienes o valores públicos, así como los bienes patrimoniales, y la documentación que contenga la situación que guarda la Administración Pública Municipal, para que este último tenga conocimiento de los asuntos pendientes y en trámite que le permitan dar cumplimiento a las eventuales obligaciones y responsabilidades de carácter administrativo, laboral, civil, o de cualquier otra clase.

 

2.3. PARTICIPANTES

En el acto de entrega recepción, deberán estar presentes por parte del:

• Ayuntamiento Saliente:

El Presidente Municipal, el Síndico y su testigo.

• Ayuntamiento Electo:

El Presidente Electo, el Síndico y su testigo.

Siempre se deberá contar con la presencia de un representante de la Auditoría Puebla, debidamente acreditado.

2.4. REALIZACIÓN

Los Ayuntamientos se renovarán en su totalidad cada tres años, debiendo tomar posesión sus integrantes, el día 15 de febrero del año siguiente al de la elección, excepto la administración municipal electa, cuyo periodo constitucional por única ocasión abarcará del 15 de febrero de 2014 al 14 de octubre de 2018, en virtud de la reforma al artículo 3 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla.

La entrega-recepción no podrá dejar de realizarse por ningún motivo y bajo ninguna circunstancia.

El Ayuntamiento Saliente hará entrega al Ayuntamiento Electo, de la documentación que contenga la situación que guarda la Administración Pública Municipal dentro de un plazo de cinco días contados a partir de la fecha de la toma de posesión.

Con base en lo invocado en la fracción IX, del artículo 50, de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado de Puebla, los servidores públicos salientes deberán abstenerse de ejercer las funciones de su empleo, cargo o comisión después de concluido el periodo para el cual se le asignó o después de haber cesado, por cualquier otra causa sus funciones, debiendo en todo caso entregar a quien su superior jerárquico designe o a quien legalmente deba sustituirlo, todos los recursos patrimoniales, materiales y humanos que haya tenido a su disposición, así como los documentos y asuntos relacionados con sus funciones.

La entrega-recepción se realiza al término del periodo constitucional para el cual fue electo el Ayuntamiento correspondiente y deberá llevarse a cabo en las instalaciones de la Presidencia Municipal.

Cuando por cualquier circunstancia, el Ayuntamiento no resida en su domicilio oficial o en la cabecera municipal, la entrega-recepción se efectuará en donde resida en ese momento.

 

 

2.5. DE LA DOCUMENTACIÓN

La documentación mínima a entregar será la siguiente:

• Los libros de las sesiones de Cabildo del Ayuntamiento Saliente y la información sobre el lugar donde se encuentran los libros de las administraciones municipales anteriores.
  
  
• La documentación comprobatoria y justificativa relativa a la situación financiera que guarda el Ayuntamiento y sus correspondientes estados financieros e informes de avance de gestión financiera.
  
  
• Los libros de contabilidad y registros auxiliares.
  
  
• La documentación acerca del estado que guarda la Hacienda Pública Municipal, la que deberá incluir la información contable, presupuestal y programática del municipio; las observaciones, recomendaciones, requerimientos o apercibimientos emitidos por la Auditoría Superior del Estado de Puebla o por el Congreso del Estado, por sí o a través de la Comisión correspondiente.

• La situación que guarda la deuda pública municipal, la documentación relativa y su registro.
  
  
• La etapa que guarda la obra pública, ejecutada, en proceso o pendiente de ejecución en el municipio, así como la documentación relativa a la misma y los recursos económicos.
  
  
• La situación que guarda la aplicación del gasto público.
  
  
• La plantilla y los expedientes del personal al servicio del Ayuntamiento, antigüedad, prestaciones, catálogo de puestos y demás información conducente.
  

• La documentación relativa a convenios o contratos que el Ayuntamiento haya celebrado con otros Ayuntamientos, con el Estado, con el Gobierno Federal o con particulares.
  
  
• La documentación relativa a los programas municipales y proyectos aprobados y ejecutados, catálogos de los mismos, para determinar el cumplimiento de las metas y objetivos, así como el estado que guardan los programas y proyectos en proceso de ejecución.
  

• La documentación relativa al estado que guardan los asuntos tratados por las comisiones del Ayuntamiento.
  

• Entregar la documentación en la que consten los registros fiscales del Ayuntamiento, así como aquella que contenga el estado que guarda la recaudación de los ingresos municipales.
  

• La documentación de los asuntos jurídicos (juicios) en los que el Ayuntamiento sea parte y se encuentren en trámite.
  
  
• En su caso la documentación de la situación que guarda la revisión que llevó a cabo la Auditoría Superior de la Federación, o cualquier otro órgano de control, así como el avance de solventación ante éstos.
  

 

2.6 DE LA ARMONIZACIÓN CONTABLE

La Ley General de Contabilidad Gubernamental entró en vigor a partir del 1 de enero de 2009, esta es obligatoria para todos los entes, y entre lo que se señala, en su artículo 4 fracción XII, a los Ayuntamientos de los Municipios.

Es relevante que los Ayuntamientos de los Municipios conozcan las obligaciones que a la fecha de la entrega–recepción, debieron haber cumplido y las adecuaciones que debieron realizar para satisfacer la armonización contable.

Deberá disponer de los siguientes documentos técnicos–contables:

• Marco Conceptual

• Postulados Básicos

Según el Acuerdo 1 de la Segunda Reunión de Trabajo del CONAC del 3 de mayo de 2013, se establecieron los siguientes plazos:

• Integración automática del ejercicio presupuestario con la operación Contable:

• 30 junio 2015.

• Realizar los registros contables con base en las Reglas de Registro y Valoración del Patrimonio: 31 diciembre 2015.

• Generación en tiempo real de estados financieros: 30 junio 2015.

• Emisión de Cuentas Públicas en los términos acordados por el Consejo: para la correspondiente a 2015.

 

 

CAPÍTULO 3.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL SALIENTE

En este capítulo se describen las actividades que tienen que realizar las autoridades y funcionarios municipales de la Administración Pública Municipal que están por concluir su encargo, desde las actividades previas, las que corresponden al momento del acto de entrega y las que se tienen que realizar con posterioridad.

3.1 ACTIVIDADES PREPARATORIAS A LA ENTREGA DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS MUNICIPALES

Son servidores públicos las personas que desempeñen un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza, en la Administración Pública Municipal, centralizada y descentralizada, así como las personas que capten, administren, manejen, recauden, resguarden, custodien, controlen, apliquen o ejerzan, recursos, fondos, bienes o valores públicos federales, estatales o municipales, sea cual fuere la naturaleza de su nombramiento o elección.

La entrega- recepción no sólo es responsabilidad del Presidente Municipal, sino también de su equipo de trabajo, quienes deben participar previamente en la integración de la información necesaria para que ésta se presente en tiempo y forma.

A continuación se enuncian algunas de las tareas que deben realizar los integrantes del equipo de trabajo, el cual estará conformado cuando menos por el Síndico, el Secretario General del Ayuntamiento, el Tesorero, el Contralor y el Responsable de Obra.

Estas tareas son enunciativas más no limitativas.

Del Síndico

Dentro de las actividades previas que debe cumplir para la entrega-recepción, está, verificar que se encuentre actualizado lo siguiente:

• Expedientes ordenados de todos los trámites de los juicios en que esté interesado y en los que haya participado el municipio.

• Expedientes ordenados de las denuncias, querellas, acuerdos, garantías e infracciones.

• Histórico de los expedientes de remates públicos.

• Asegurarse de la inclusión en el inventario o registro auxiliar según corresponda, de todos los bienes, bajo resguardo y custodia del municipio.

• Expedientes de la gestión de pagos de créditos civiles y sus accesorios.

• Expedientes de la resolución de expropiaciones e indemnizaciones.

• Expedientes de recursos de inconformidad presentados ante el Ayuntamiento.

 

Del Secretario General del Ayuntamiento

Dentro de las actividades previas que debe cumplir para la entrega-recepción, verificar que se encuentre actualizado lo siguiente:

• Relación de archivos y correspondencia.

• Compilación jurídica federal y estatal, que tenga relevancia para el Ayuntamiento.

• Registro de certificaciones y documentos oficiales generados.

• Control y registro del archivo municipal.

• Libros de las sesiones de Cabildo.

• Control de sellos oficiales.

 

Control de libros, tales como:

1. De bienes municipales con la característica de bienes mostrencos.

2. De nombramientos y remociones de servidores públicos municipales.

3. De registro de fierros, marcas y señales de ganado.

4. De registro de detenidos.

5. De entradas y salidas de correspondencia.

6. De constancias de vecindad.

 

Del Contralor del Ayuntamiento

En el ámbito de su competencia y previo a la entrega-recepción se deberá verificar que se encuentre actualizado lo siguiente:

• Registro del sistema de control y evaluación municipal.

• Informe de los resultados de las auditorías practicadas.

• Registro del resultado de la evaluación y responsabilidades de los servidores públicos municipales.

• Registro de las declaraciones de situación patrimonial.

• Registro de quejas, denuncias y sugerencias de la ciudadanía.

• Registro de la Entrega - Recepción de las dependencias y entidades del municipio.

• Situación de la sustanciación de los procedimientos administrativos de determinación de responsabilidades.

Del Tesorero Municipal

En el ámbito de su competencia, tendrá la tarea de revisión y actualización, previa a la entrega-recepción, de lo siguiente:

• Registro de los libros y auxiliares contables, financieros, patrimoniales y administrativos en el sistema de contabilidad gubernamental que utilice como instrumento de la administración financiera gubernamental a que debe ajustarse el Ayuntamiento del Municipio.

• Estructura orgánica.

• Manuales administrativos.

• Reglamentos.

• Programa Presupuestario.

• Presupuesto de Ingresos y de Egresos.

• Documentación justificativa y comprobatoria.

• Estados Contables, Presupuestarios y Programáticos.

• Informes de Avance de Gestión Financiera.

• Cuentas Públicas presentadas ante el Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, actualmente la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

• Informes parciales y Dictamen del auditor externo de los ejercicios auditados de las autoridades salientes.

• Expediente tributario.
  
  
• Relación de cheques expedidos por cada una de las cuentas bancarias.
  
• Relación de cheques expedidos por entregar a beneficiarios.

• Relación de cuentas bancarias.

 

• Pliegos de observaciones y cargos que le fueron emitidos por la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

• Pliegos de recomendaciones que le fueron emitidos por la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

• Relación de padrones (predial, giros comerciales, servicios).

• Inventario de formas valoradas.

• Relación de escrituras públicas.

• Relación de facturas de bienes muebles.

• Relación de contratos vigentes.

• Relación de cajas fuertes.

• Relación de llaves.

• Inventario de bienes muebles e inmuebles.

• Plantilla de personal.

• Expedientes de la plantilla de personal.

• Relación de pasivos.

• Asuntos en trámite.

 

Del Responsable de Obra Pública

En el ámbito de su competencia, tendrá las siguientes tareas de revisión y actualización, previas a la entrega-recepción de lo siguiente:

• Plan de desarrollo municipal.

• Contratos de obra.

• Inventario de almacén de materiales.

• Registro y control de expedientes técnicos y unitarios.

• Inventario de obras programadas, en proceso y terminadas.

• Proyectos, estudios y evaluaciones sustentables.

3.1.1 Sugerencias para realizar en forma correcta y oportuna la entrega-recepción

El tiempo es un factor importante en los últimos meses de la gestión, las actividades propias de los presidentes municipales se ven incrementadas, por ello, es conveniente establecer en cada Ayuntamiento un programa de cierre de gestión, que fortalezca una entrega transparente y adecuada rendición de cuentas.

El programa de cierre de gestión debe considerar las siguientes sugerencias:

1. Mantener actualizado el registro de las operaciones en el Sistema de Contabilidad Gubernamental.
2. Al realizar cualquier operación, recabar la documentación comprobatoria y justificativa:

• Es imprescindible que se tenga el soporte de todos los ingresos, como el informe por el cobro del impuesto predial y los informes por el cobro de los derechos por el servicio de agua potable remitidos a la Secretaría de Finanzas y Administración con el sello de recibido, además el informe remitido a la Dirección del Registro del Estado Civil de las personas por los derechos cobrados.
  
  
• Tratándose de egresos, recabar todas las firmas al realizar el pago de nóminas.

• Cuidar que toda la documentación tenga la justificación y el destino del gasto.

• Que los apoyos cuenten con la solicitud y el recibo correspondiente con el sello y firma de la persona o institución beneficiada.

• Que en las adquisiciones de inmuebles se demuestre la propiedad con la escritura respectiva.

• Que las obras cuenten con todos los expedientes técnicos y unitarios correspondientes.

• Que los recursos financieros estén debidamente comprobados con estados de cuenta bancarios.

• Cuidar que no existan gastos por comprobar.

• Evitar sobre ejercicios presupuestales.
  
  

3. Cumplir en tiempo y forma con la entrega de los Estados e Informes Contables, Presupuestales y Programáticos, Informes de Avance de Gestión Financiera y Cuentas Públicas.

4. Tener actualizado el libro de actas y acuerdos de Cabildo.

5. Contestar en tiempo y forma los pliegos de observaciones y cargos con la documentación e información requerida que solventen las observaciones formuladas.

6. Contestar en tiempo y forma los pliegos de recomendaciones con la documentación e información requerida.

7. Estar pendientes del estado que guardan las Cuentas Públicas.

8.Ordenar los expedientes de las obras realizadas con recursos propios, fondos estatales o federales, clasificándolas por obras programadas, en proceso y terminadas.

9. Preparar con toda oportunidad los inventarios de bienes muebles e inmuebles, de formas valoradas (registro civil, formatos de cobro por alineamiento y número oficial, licencias de construcción, talonarios para cobro de mercados, recibos oficiales de tesorería, etc.).

10. Verificar que los pagos de las medidas de apremio originadas por la presentación extemporánea de los presupuestos de ingresos y de egresos, cuentas públicas, estados contables, presupuestales y programáticos, informes de avance de gestión financiera, contestaciones a pliegos de observaciones y cargos. Las medidas de apremio son notificadas a las autoridades municipales y remitidas a la Secretaría de Finanzas y Administración para su cobro por tratarse de un crédito fiscal; posterior al pago deben presentar a la Auditoría Superior del Estado de Puebla el recibo comprobante del pago expedido por dicha Secretaría para su descargo constatando que no se utilizaron recursos públicos.

11. Mantener actualizada la plantilla y expedientes del personal al servicio del Ayuntamiento, por antigüedad, prestaciones y catálogo de puestos.

12. Concentrar y clasificar la documentación relativa a convenios o contratos que el Ayuntamiento haya celebrado con otros municipios, con el Estado, con el gobierno federal o con particulares.

13. Mantener actualizados los inventarios de bienes patrimoniales en el Sistema de Contabilidad Gubernamental.

14. Clasificar los documentos relativos al estado que guardan los asuntos tratados por las comisiones del Ayuntamiento.

15. Adjuntar toda la documentación comprobatoria y justificativa de las erogaciones en las pólizas de contabilidad (diario, ingresos y egresos).

16. AIntegrar en una carpeta las facturas originales de todos los bienes muebles adquiridos

17.Archivar en un recopilador (preferentemente en forma mensual) las pólizas emitidas, por el Sistema de Contabilidad Gubernamental

18. Encuadernar los libros diario, mayor e inventarios y balances emitidos por el Sistema de Contabilidad Gubernamental.

19. Integrar las impresiones de los ejercicios anteriores, de los estados financieros básicos (estado de origen y aplicación de recursos, estado de posición financiera, estado de ingresos y egresos, estado de variación en las cuentas de balance, comportamiento presupuestal de ingresos, comportamiento presupuestal por objeto del gasto, comportamiento presupuestal por programas y comportamiento de obras y acciones con cargo a la inversión pública) y complementarios y aclaratorios (notas a los estados financieros, inventario de obras en proceso y terminadas, inventario de formas valoradas por utilizar, estado de ingresos y egresos de organismos municipales) entregados al entonces Órgano de Fiscalización Superior hoy Auditoría Superior del Estado de Puebla.

20. Conformar un expediente con las cuentas públicas impresas presentadas al Congreso del Estado si es posible; en las que se adjunte el Decreto de Aprobación por el Pleno del Congreso, publicado en el Periódico Oficial del Estado de Puebla.

21. Recopilar y ordenar los disquetes o discos compactos que contengan la información financiera, contable, presupuestal y patrimonial que haya sido remitida (mensual, trimestral o anual) a la Auditoría Superior del Estado de Puebla, con la fotocopia del recibo correspondiente.

22. Compilar los pliegos de observaciones, cargos, recomendaciones, requerimientos o apercibimientos emitidos por el entonces Órgano de Fiscalización Superior hoy Auditoría Superior del Estado de Puebla.

23. Ordenar y controlar el registro de la deuda pública municipal con la documentación correspondiente.

24. Integrar un expediente tributario con las declaraciones, requerimientos y multas emitidas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y por la Secretaría de Finanzas y Administración en el que se incluyan también, las promociones realizadas y resoluciones otorgadas.

25. Ordenar y respaldar los disquetes o discos compactos que contengan la información necesaria para que esté en posibilidad de poder solventar en tiempo y forma los pliegos de observaciones y/o cargos, después de haber concluido la administración.

26. Estar en condiciones de entregar el equipo de cómputo, donde se encuentra instalado el software del Sistema de Contabilidad Gubernamental utilizado.

27. Fotocopiar y certificar por el Secretario General del Ayuntamiento la documentación comprobatoria y justificativa, que le permita dar contestación a los pliegos de observaciones y cargos formulados por la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

28. Clasificar y mantener actualizado el estado que guarda la obra pública, desde las programadas, hasta las terminadas, con atención especial de las que se encuentran en proceso de ejecución. La clasificación será poringresos propios, participaciones y fondos federales de la siguiente manera:

a)Programas anuales de obra.

b) Expediente unitario.

c) Presupuesto de egresos.

d)Acuerdo de Cabildo

e) Documentación técnica correspondiente al procedimiento de adjudicación.

f)Padrón de contratistas.

g) Padrón de proveedores.

29. La información impresa y/o electrónica de administraciones pasadas, que se encuentre en su poder, deberá ser debidamente ordenada y clasificada, y dejar a resguardo del archivo municipal.

Además, debe promover la preparación y aprobación, con oportunidad, de los presupuestos de ingresos y de egresos, así como entregarlo en tiempo y forma a las instancias correspondientes.

Con la información antes mencionada se deberá iniciar el llenado preliminar de los anexos que acompañarán el acta de la entrega-recepción.

Cuando sea posible, previamente al acto de entrega-recepción, el Presidente Municipal Saliente podrá atender al Presidente Municipal Electo, con el fin de vislumbrar posibles acciones de coordinación.

3.1.2. De la Sesión del Cabildo

A más tardar el día 14 de febrero, el Cabildo saliente deberá sesionar para conocer y aprobar en su caso, los últimos asuntos de su competencia, entre otros, la calificación de los estados e informes financieros, informe de avance de gestión financiera y cuenta pública, correspondientes al periodo del 1 de enero al 14 de febrero de su último año de gestión.

Cuando corresponda, podrá recomendar una comisión que acompañe al Presidente Saliente en el acto de entrega-recepción.

3.1.3. Del Sistema de Contabilidad Gubernamental

El Ayuntamiento Saliente, deberá hacer entrega del Sistema de Contabilidad Gubernamental, el cual se instaló en un equipo electrónico propiedad del Municipio y en sobre cerrado, deberá entregar los números de usuarios y contraseñas.

 

PASOS PARA REALIZAR CIERRE DE EJERCICIO POR CAMBIO DE ADMINISTRACIÓN

EN EL SISTEMA CONTABLE GUBERNAMENTAL II.

El Ayuntamiento Saliente deberá seguir los siguientes pasos:

1. Capturar la información completa la cual debe ser el Presupuesto y los Estados de Origen y Aplicación de Recursos, de Enero y al 14 de Febrero de 2014, así como el registro de Bienes Patrimoniales.

 

 

 

 

1.1 Realizar reproceso de la información por lo menos 15 días antes del acto entrega-recepción, para verificar que no existan inconsistencias ni errores de captura.

SECCIÓN CONTABLE:

*Ubicar en el Menú Utilerías.

Seleccionar la opción 6 “Reprocesa información”.

 

 

 

 

 

• Seleccionar la opción “F2 CONTINUAR”.

 

 

 

 

 

• Al finalizar el reproceso, seleccionar la opción “ENTERADO”; de manera normal el sistema genera un archivo llamado “ERROR2. TXT”, el cual indicará los posibles errores, deberá revisarlo para estar en condiciones de corregirlos o solicitar apoyo a la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Si no marca error podrá continuar con el reproceso de la sección de Bienes Patrimoniales.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Seleccionar la opción “<Esc> SALIR”.

 

 

 

 

 

 

 

•  SECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES:

 

•  Desde el Menú Principal seleccionar la opción “Bienes Patrimoniales”.

 

 

 

 

 

 

 

 

• En el módulo de Bienes Patrimoniales, ubicar el Menú Utilerías.

 

 

 

 

 

 

 

• Seleccionar la opción 5 “Reprocesar Información”.

 

 

 

 

 

 

 

• Seleccionar la opción “<F2> CONTINUAR”.

 

 

 

 

 

• Al finalizar el reproceso seleccionar la opción “ENTERADO”; de manera normal el Sistema genera un archivo llamado “BERROR”, el cual indicará los posibles errores. Al igual que en la sección contable deberá revisarlo para estar en condiciones de corregirlos o solicitar apoyo a la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

 

 

 

 

 

 

 

• Seleccionar la opción “<Esc> SALIR”, hasta regresar al Menú Principal de la sección contable.

 

 

 

 

 

1.2 Deberá imprimir lo que necesite del Sistema, ya que una vez hecho el cierre por cambio de administración ya no podrá hacerlo (Balanzas de comprobación, Comportamientos Presupuestales de manera consolidada y por Fondo específico, etcétera). Esto con la finalidad de que usted como funcionario saliente sea el primer interesado de que la información que entrega sea correcta.

 

 

 

 

 

 

1.3 Antes de realizar el cierre por cambio de administración, realice archivos de Respaldo que le servirán para la Licencia Entrega que recibirá como ex funcionario y a la posterior entrega del EOAR de los 14 días del mes de Febrero 2014.

• 2011 Disco Inicial y de Enero a Diciembre (13 Archivos).

• 2012 Disco Inicial y de Enero a Diciembre (13 Archivos).

• 2013 Disco Inicial y de Enero a Diciembre (13 Archivos).

• 2014 Disco Inicial y de Enero al 14 de Febrero (3 Archivos).

• Bienes Patrimoniales de Febrero 2014 (1 archivo) Incluye toda la gestión (2011-2014).

TOTAL DE ARCHIVOS 43. Que corresponden a la gestión 2011-2014.

 

 

• RESPALDOS DE LA SECCIÓN CONTABLE

• Deberá ingresar a cada ejercicio (2011, 2012, 2013 y 2014)

 

 

 

 

• Ubicar el Menú Utilerías.

 

 

 

 

• Seleccionar la opción 1 “Copiar Información a Respaldo”.

 

 

 

 

 

• En los ejercicios 2011, 2012, 2013 respaldará desde el mes 0 hasta el mes 12 como lo muestra la siguiente imagen.

 

 

 

 

 

• Del ejercicio 2014 respaldará desde el mes 0 hasta el mes 2 como lo muestran las siguientes imágenes.

 

 

 

 

• El Sistema le indicará la ruta del respaldo y el archivo del mes que se respalda. Pulse “<Enter> CONTINUAR”.

 

 

 

 

• Iniciará la rutina de respaldo, de cada mes presione “ENTERADO” y “ENTER CONTINUAR”.

 

 

 

 

• Al final aparecerá la pantalla de Terminado y pulse el botón ENTERADO como lo muestra la pantalla.

 

 

 

 

• RESPALDOS DE LA SECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES

• Ubicar el Sistema en el mes de Febrero 2014 y ocupar la opción 2 del menú de utilerías “Copiar Información a Respaldo”.

 

 

 

 

• El Sistema le indicará la ruta del respaldo del mes de Febrero 2014 de Bienes Patrimoniales pulse “<Enter> CONTINUAR”.

 

 

 

• Iniciará la rutina de respaldo de cada mes, presione “ENTERADO” y “ENTER CONTINUAR”.
  

 

 

 

 

 

• Con la ruta indicada podrá respaldarla en cualquier unidad de almacenamiento (USB, DVD, CD) la información

 

 

 

 

2- Hechos los pasos anteriores, es el momento preciso para realizar el “CIERRE POR CAMBIO DE ADMINISTRACIÓN” en SCG II.

• Situar el Sistema en el Menú Principal en el mes de Febrero 2014 como lo muestra la siguiente imagen:

 

 

 

 

• Ocupar el menú de Utilerías y seleccionar la opción “B. Efectuar cierre del ejercicio por cambio de administración”.

 

 

 

 

 

 

• Aparecerá la siguiente pantalla en la cual se debe indicar la fecha del último día de gestión (14 de Febrero de 2014) y la cuenta de Remanente del Ejercicio.

NOTA: LEA LAS INDICACIONES QUE EMITE EL SISTEMA.

Presione “F2 CONTINUAR

 

 

 

 

 

 

 

• Lo primero que realiza esta rutina es generar un disco con la información al 14 de febrero de 2014 que será entregado a esta Auditoría Superior del Estado de Puebla.

 

 

 

 

 

 

• Presione “<Enter> CONTINUAR”.

 

 

 

 

• Una vez efectuado el respaldo presionar “ENTERADO”. En ese momento comenzará la impresión de las Carátulas con la información al 14 de Febrero de 2014.

 

NOTA: Deberá imprimir desde esta opción más de un juego de carátulas (al menos cinco), ya que es la única oportunidad que lo podrá hacer para que aparezcan en los encabezados el periodo. Un juego de esas impresiones corresponde a la entrega del EOAR al 14 de Febrero de 2014 que entregará a esta Auditoría Superior del Estado de Puebla.

 

 

 

 

 

• El sistema le indica que revise lo que se imprimió ANTES de continuar con el cierre. Si se presenta un problema en la impresión podrá cancelar el procedimiento en la opción NO y comenzar. Si no los hay continuamos con el procedimiento en la opción SI, como muestra la imagen:

 

 

 

 

Cuando ocupamos la opción SI, el Sistema empieza con el proceso de cierre de manera automática, espere unos minutos.

 

 

 

 

 

Cuando termine aparecerá el siguiente mensaje:

 

 

 

 

 

 

Al ocupar la opción Enterado regresa al Menú principal. Como podrá observar NO SE OCUPÓ LA OPCIÓN DE “GENERACIÓN DE DISCO E IMPRESIÓN DE CARÁTULAS” DEL MES DE FEBRERO 2014, ya que ésto puede cerrar el mes completo.

Recuerde que:

• Saldos Finales al 14 de febrero de 2014 serán saldos de apertura al 15 de febrero de 2014.

• No podrá imprimir reportes de fechas anteriores al cierre.

• No podrá imprimir reportes a la fecha del cierre.

• No hay cierre parcial en la sección de Bienes Patrimoniales.

• Queda prohibido hacer copias ilegales del Sistema.
  

• Deberá entregar el equipo de cómputo con el SCGII a la Administración Electa con el cierre efectuado.

• Solicitará la Licencia como exfuncionario después de que haya entregado el EOAR correspondiente al 14 de febrero de 2014 a esta Auditoría Superior del Estado de Puebla y avale que el Ayuntamiento Electo recibió el equipo de cómputo en el acta entrega-recepción.

• Esta entidad fiscalizadora cuenta con los datos del equipo de cómputo donde se encuentra instalado el Sistema de Contabilidad Gubernamental II para posibles aclaraciones.

 

1. De la desocupación de las oficinas del Ayuntamiento Saliente

A más tardar a las 24 horas del día 14 de febrero, el Ayuntamiento Saliente (Presidente Municipal, Regidores y Síndico) deben desocupar las instalaciones, dejando las llaves respectivas, a las autoridades del Ayuntamiento todavía en funciones: Secretario General, Tesorero, Contralor y demás funcionarios municipales, según corresponda.

 

 

3.2. ACTIVIDADES DURANTE LA ENTREGA-RECEPCIÓN

La entrega es parte sustantiva del acto de entrega-recepción; en esta etapa se realiza la entrega de los recursos financieros, humanos y materiales al Presidente Electo con el fin de cumplir con las leyes y normatividad establecida. Esto permite a la autoridad en función dar continuidad a la gestión municipal y a los servicios que la comunidad requiere.

 

 

3.2.1. Entrega-Recepción

En el día, hora y lugar pactado para la entrega- recepción, harán acto de presencia el Presidente saliente, el Síndico y su testigo; el Presidente y el Síndico Electos, su testigo, el representante de la Auditoría Superior del Estado de Puebla, (el cual se presentará el día y hora que se señale en el oficio de solicitud presentado por el municipio).

Una vez acreditados los participantes, el Presidente Saliente proporcionará la información necesaria para integrar el acta de entrega-recepción.

A la lectura de dicha acta y sus anexos, si existiera alguna observación lo señalará, para que se resuelva lo procedente.

Igualmente, deberá proporcionar la información y documentación necesaria y el soporte respectivo, inclusive indicar su ubicación, cuando se amerite.

Posteriormente el Síndico Electo, actualizará el acta circunstanciada y dará lectura final de la misma.

3.2.2. Firma del Acta Circunstanciada y Anexos

El Síndico del Ayuntamiento Electo una vez dada lectura final al acta circunstanciada, emitirá tres ejemplares del acta, los cuales firmará al margen y al calce, así como los Presidentes Saliente y Electo, sus respectivos testigos y el representante de la Auditoría Superior del Estado de Puebla, en su calidad de testigo del acto.

 

Los anexos y la documentación adjunta a estos, se firmarán sólo por los Presidentes Saliente y Electo.

El Síndico del Ayuntamiento Electo proporcionará un ejemplar del acta y los anexos debidamente firmados y foliados, al Presidente Municipal Saliente y al representante de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

Asimismo, un ejemplar del acta y sus anexos quedará en poder del Presidente Municipal Electo, en la Secretaría General del Ayuntamiento, para su consulta a disposición del público.

 

 

3.3. ACTIVIDADES POSTERIORES A LA ENTREGA-RECEPCIÓN

PASOS QUE DEBE REALIZAR EL AYUNTAMIENTO ELECTO EN EL SISTEMA

CONTABLE GUBERNAMENTAL II.

El Ayuntamiento Electo deberá:

1. Recibir el equipo de cómputo donde se encuentra instalado el Sistema de Contabilidad Gubernamental II.
2. Revisar si está hecho el Cierre al 14 de Febrero de 2014; de las siguientes maneras:
   2.1 Verificar que en el menú de Pólizas aparezca al principio de todo registro la póliza de fecha 14 FEB 2014 con número de póliza.

 

 

 

 

020140214 en el concepto dice “ASIENTO POR CIERRE”.

2.2 Verificar desde el menú de Utilerías la opción “C Consultar los cambios de administración”.

 

 

 

 

Se deben visualizar los nombres de los funcionarios salientes. Pulse la opción “Consulta” como lo muestran las imágenes.

 

 

 

3 Si el corte está hecho cambie los nombres de los funcionarios salientes por los funcionarios electos en el menú “Datos generales”.

 

 

 

 

 

3.1. Escriba los nombres y grabe los datos con la opción “F2 GRABAR”.

 

 

 

 

 

 

 

Puede comenzar a registrar las operaciones a partir del 15 de febrero de 2014, no es necesario realizar una póliza de saldos iniciales, ya que los saldos al 14 de Febrero de 2014 serán los saldos de apertura para la nueva administración. Si tiene dudas acerca de los saldos podrá solicitar asesoría a ésta entidad fiscalizadora. Si al revisar la información en el Sistema no visualiza el Cierre, podrá realizarlo antes de iniciar la captura de sus operaciones siguiendo estas indicaciones:

 

Reprocesar la información de la sección contable y de Bienes Patrimoniales.

SECCIÓN CONTABLE:

 

 

 

 

 

Seleccionar la opción “<F2> CONTINUAR”.

 

 

 

 

Al finalizar el reproceso seleccionar la opción “ENTERADO”; de manera normal el Sistema genera un archivo llamado “ERROR2. TXT”, el cual indicará los posibles errores, deberá revisarlo para estar en condiciones de corregirlos o solicitar asesoría a la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Si no marca error podrá continuar con el reproceso de la sección de Bienes Patrimoniales.

 

 

 

 

Seleccionar la opción “<Esc> SALIR”.

 

 

 

 

SECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES
Desde el Menú Principal seleccionar la opción “Bienes Patrimoniales”

En el módulo de Bienes Patrimoniales:

Ubicar el Menú Utilerías.

 

 

 

 

 

 

Seleccionar la opción 5 “Reprocesar Información

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Al finalizar el reproceso seleccionar la opción “ENTERADO”; de manera normal el Sistema genera también un archivo llamado “BERROR2. TXT”, el cual indicará los posibles errores. Al igual que en la sección contable deberá revisar para estar en condiciones de corregir o solicitar asesoría a la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

Seleccionar la opción “<F2> CONTINUAR”.

 

 

 

 

 

 

• Seleccionar la opción “<Esc> SALIR”, hasta regresar al Menú Principal de la sección contable.

• Si no aparece ningún error en los datos después de realizar los reprocesos está en condiciones de efectuar el Cierre de la sección contable.

 

 

 

 

 

 

Situar el Sistema en el Menú principal en el mes de Febrero 2014 como lo muestra la siguiente imagen:

 

 

 

 

 

Ocupar el menú de Utilerías y seleccionar la opción “B EFECTUAR CIERRE DEL EJERCICIO POR CAMBIO DE ADMINISTRACIÓN”.

 

 

 

 

 

 

Aparecerá la siguiente pantalla en la cual se debe indicar la fecha del último día de gestión (14 de Febrero de 2014) y la cuenta de Remanente del Ejercicio.

NOTA: LEA LAS INDICACIONES QUE EMITE EL SISTEMA.

Presione “<F2> CONTINUAR”.

 

 

 

 

 

 

Lo primero que realiza esta rutina es generar un disco con la información al 14 de febrero de 2014. Consérvelo.

 

 

 

 

 

 

Presione “<Enter> CONTINUAR”

 

 

 

 

 

Una vez efectuado el respaldo presionar “ENTERADO”. En ese momento comenzará la impresión de las Carátulas con la información al 14 de Febrero de 2014. NOTA: imprima los juegos que requiera.

 

 

 

 

 

El sistema le indica que revise lo que se imprimió ANTES de continuar con el cierre.

 

 

 

 

 

 

Si se presenta un problema en la impresión podrá cancelar el procedimiento en la opción NO y comenzar. Si no los hay continuamos con el procedimiento en la opción SI, como muestra la imagen:

 

 

 

 

 

 

Cuando ocupamos la opción SI, el Sistema empieza con el proceso de cierre de manera automática, espere unos minutos.

 

 

 

 

 

Cuando termine aparecerá el siguiente mensaje:

 

 

 

 

 

Después de realizar el cierre por el cambio de administración podrá cambiar los Datos Generales y empezar a capturar las operaciones de su administración.

Es necesario que realice el asiento de ajuste de trasladar el saldo que existe en la cuenta 0034 “Remanente del Ejercicio” a la cuenta 0033 “Remanente de Ejercicios Anteriores”.

 Posibles razones por las cuales no podrá realizar el cierre:

• Errores de captura (pólizas descuadradas).
• Cuando se realizó el cierre del mes de febrero 2014 de manera completa, aparece la siguiente alerta

 

 

 

 

 

Por lo que podrá solicitar el apoyo a esta Auditoría Superior del Estado de Puebla.

 

 

 

 

 

 

3.3.1. Entrega de los Últimos Estados e Informes Financieros

En estos estados e informes financieros se observa el origen de los ingresos, así como la aplicación de los mismos en los diferentes capítulos de gasto, así como lo correspondiente a lo presupuestario y programático como consecuencia de la actividad del Ayuntamiento en un periodo determinado.

Los estados antes mencionados correspondientes al mes de enero y del período del 1 al 14 de febrero, deberán ser entregados a la Auditoría Superior del Estado de Puebla, conforme al acuerdo que emite el Auditor Superior, por el que se establecen las fechas para la entrega de documentos.

Es conveniente precisar, que dado que el Cabildo se encuentra en funciones hasta las 24 horas del día 14 de febrero, este día será el plazo máximo para sesionar y, en su caso, para aprobar los estados e informes del mes de enero y del 1 al 14 de febrero.

 

 

3.3.2. Entrega del Último Informe de Avance de Gestión Financiera

Es un documento que como parte integrante de la cuenta pública, los sujetos de revisión rinden al Congreso del Estado, sobre los avances físicos y financieros de los programas municipales aprobados, a fin de que la Auditoría Superior del Estado de Puebla, verifique el grado de cumplimiento de los objetivos contenidos en dichos programas en cuanto al manejo de los recursos públicos.

El informe de avance de gestión financiera del 1 enero al 14 de febrero, será entregado por el Ayuntamiento Saliente a la Auditoría Superior, conforme al acuerdo que emite el Auditor Superior, por el que se establecen las fechas para la entrega de documentos.

 

Al igual que lo referido a la aprobación del estado financiero, el Cabildo deberá aprobar, en su caso, el informe de avance de gestión financiera a más tardar el 14 de febrero, lo correspondiente al periodo del 1 de enero al 14 de febrero.

 

3.3.3. Entrega de la Cuenta Pública

La Cuenta Pública está constituida por los estados contables, presupuestarios, programáticos y demás información que muestre el registro de las operaciones derivadas de la aplicación y ejercicio de las leyes de ingresos y presupuestos de egresos de los municipios, los programas y sus avances, afectaciones en el activo y pasivo totales del erario y en su patrimonio, y por los demás estados e informes complementarios y aclaratorios, que en aplicación con la Ley General de Contabilidad Gubernamental deben presentar.

La Cuenta Pública del año anterior deberá entregarse por el Ayuntamiento Saliente a la Auditoría Superior del Estado de Puebla conforme al acuerdo que emite el Auditor Superior, por el que se establecen las fechas para la entrega de documentos; y la correspondiente al periodo del 1 de enero al 14 de febrero del año en curso (que se entrega), conforme al acuerdo que emite el Auditor Superior, por el que se establecen las fechas para la entrega de documentos.

 

En virtud de que el Cabildo se encuentra en funciones hasta las 24 horas del día 14 de febrero, esta fecha concluye el plazo para sesionar y, en su caso, aprobar la cuenta pública del año anterior y lo correspondiente al periodo del 1 de enero al 14 de febrero del año en curso.

 

 

3.3.4. Declaración de Situación Patrimonial de Modificación y Conclusión

La declaración de situación patrimonial de modificación es el documento donde se plasman los cambios que sufrió el patrimonio de los Servidores Públicos durante el año inmediato anterior.

 

Su presentación se efectúa en el mes de febrero de cada año, a través del cual todos los servidores públicos obligados a presentar declaración de situación patrimonial, deberán manifestar, ante la autoridad que corresponda, las modificaciones que haya sufrido su patrimonio durante el año inmediato anterior.

En las declaraciones de conclusión del encargo de los Servidores Públicos, se manifiesta la situación patrimonial existente, los bienes inmuebles con la fecha y valor de adquisición, incluidas las ventas de bienes y valores en general a la fecha en que se concluye el encargo. conforme al acuerdo que emite el Auditor Superior, por el que se establecen las fechas para la entrega de documentos.

La declaración de situación patrimonial de modificación del año anterior deberá entregarse en la Auditoría Superior del Estado de Puebla, conforme al acuerdo que emite el Auditor Superior, por el que se establecen las fechas para la entrega de documentos; la correspondiente a la declaración de situación patrimonial de conclusión, conforme al acuerdo que emite el Auditor Superior, por el que se establecen las fechas para la entrega de documentos.

 

Los formatos de las declaraciones antes mencionadas, así como el instructivo de llenado los podrá imprimir las veces que sea necesario de la página de Internet de la Auditoría Superior del Estado de Puebla: http://www.auditoriapuebla.gob.mx.

 

3.3.5. Atender el Llamado de la Administración Pública Municipal Entrante

El Ayuntamiento Electo, como parte de sus atribuciones, designará una comisión, una vez concluida la entrega-recepción, que se encargará de analizar el expediente de entrega-recepción, integrado con la documentación conducente, para formular un dictamen en un plazo no mayor de noventa días naturales.

El dictamen se someterá, dentro de los quince días siguientes, al conocimiento y consideración del Cabildo Municipal Electo, el cual podrá llamar a los ex servidores públicos involucrados, en términos de sus atribuciones, para solicitar cualquier información o documentación que estime necesarias, los ex servidores públicos estarán obligados a proporcionar tal información y atender las observaciones consecuentes.

 

 

CAPÍTULO 4.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL ENTRANTE

En este capítulo se describen las actividades que tiene que realizar el Ayuntamiento Electo, desde las actividades previas, al momento del acto de entrega y las que se tienen que realizar con posterioridad.

4.1. ACTIVIDADES PREVIAS A LA RECEPCIÓN

 

4.1.1. Establecer Contacto con la Administración Pública Municipal Saliente

De existir las condiciones propicias, se recomienda que el Presidente Municipal Electo establezca comunicación con el Presidente Municipal Saliente, para establecer mecanismos de coordinación y, de ser posible, vislumbrar la posibilidad de realizar conteos previos de los bienes y recursos que serán transferidos, e inclusive entregas parciales en los rubros y tiempos más adecuados, con el propósito de asegurar la continuidad de los servicios y tareas públicas municipales de manera ininterrumpida.

Igualmente, el Síndico Electo deberá tomar en consideración el llenado del acta circunstanciada, para lo cual el Presidente Municipal Saliente deberá proporcionar los siguientes datos generales:

• Del Municipio: nombre y domicilio oficial de acuerdo a la cédula de identificación fiscal.

• Del Presidente Municipal: nombre, domicilio, edad, (estos datos se localizan en la credencial para votar que expide el Instituto Federal Electoral) origen, estado civil, grado de estudios.

• De su testigo: nombre, domicilio, edad, (estos datos se localizan en la credencial para votar que expide el Instituto Federal Electoral), origen, estado civil y grado de estudios.

 

1. Toma de Protesta

Todo funcionario público, sin excepción alguna, antes de tomar posesión de su encargo, debe rendir protesta de cumplir y hacer cumplir la Constitución General de la República, la del Estado de Puebla y las leyes que de ambas emanen.

Para ello, el Presidente Municipal Electo debe prever la realización de una ceremonia protocolaria, donde acepta guardar y hacer guardar la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la particular de nuestro Estado, la Ley Orgánica Municipal y demás disposiciones que de ellas emanen.

De ser posible, se realizará en los primeros minutos del 15 de febrero de 2014, o cuando corresponda si se asume el cargo bajo otras circunstancias, en las instalaciones del Ayuntamiento del Municipio.

Ante el Síndico Electo con la presencia del Ayuntamiento Electo, se recomienda proceder mínimamente de la siguiente manera:

a) El Síndico Electo da lectura a la siguiente leyenda:

¿Protesta usted guardar y hacer guardar la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, la Ley Orgánica Municipal y demás disposiciones que de ellas emanen y desempeñar con legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia el cargo de Presidente Municipal que el pueblo de este municipio le ha conferido?

b) El Presidente Municipal contesta

Sí, protesto

c) Acto seguido, el Síndico señala:

De no ser así, que México, Puebla y que el pueblo de este municipio os lo demande.

 

En seguida, el Presidente Municipal, procederá de igual manera a la toma de protesta a los miembros del Ayuntamiento.

 

4.2. ACTIVIDADES DURANTE LA RECEPCIÓN

 

4.2.1. Recepción

Previo a la hora del día y en el lugar pactado para la entrega- recepción, el Síndico Electo se asegurará de que existan las condiciones propicias para levantar el acta de entrega-recepción.

En todos los casos, se deberá asegurar que el espacio físico reúna las condiciones que permitan un trabajo fluido, cómodo y que garantice que los participantes cuenten con un ambiente favorable.

Una vez reunidas ambas partes en el día, hora y lugar pactado para la entrega recepción y con la presencia del representante de la Auditoría Superior del Estado de Puebla, debidamente acreditado, el Síndico Electo levantará acta circunstanciada de la entrega-recepción.

Acto seguido, el Síndico Electo, dará lectura al acta, en presencia de los Presidentes Municipales Saliente y Electo y sus testigos, así como el representante de la Auditoría Superior del Estado de Puebla, el Síndico tomará nota de las observaciones que se susciten para los ajustes que correspondan.

Para tal efecto y en todos los casos, deberá utilizar el modelo de acta circunstanciada establecido por la Auditoría Superior del Estado de Puebla (ver capítulo V de la presente guía).

4.2.2. Firma del Acta Circunstanciada y Anexos

El Síndico Electo una vez habiendo dado lectura final al acta circunstanciada, emitirá tres ejemplares del acta, los cuales firmará al margen y al calce, así como los Presidentes Municipales Saliente y Electo, sus respectivos testigos y el representante de la Auditoría Superior del Estado de Puebla, en su calidad de testigo del acto.

 

Los anexos y la documentación adjunta a éstos, se firmarán sólo por los presidentes Saliente y Electo.

El Síndico Electo proporcionará un ejemplar del acta y los anexos debidamente firmados y foliados, al Presidente Municipal Saliente y al representante de la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

Asimismo, un ejemplar del acta y sus anexos quedará en poder del Presidente Municipal Electo, en la Secretaría General del Ayuntamiento, a disposición del público para su consulta, en cumplimiento al artículo 67 de la Ley Orgánica Municipal.

 

El acta circunstanciada se acompañará con la copia de la identificación oficial de todos los que intervinieron en el acto de entrega-recepción.

4.3. ACTIVIDADES POSTERIORES A LA RECEPCIÓN

 

4.3.1. Análisis del Expediente de entrega-recepción

Una vez concluida la entrega-recepción, el Ayuntamiento Electo designará una comisión, que se encargará de analizar el expediente, integrado con la documentación conducente, para formular un Dictamen en un plazo no mayor de noventa días naturales, tal y como se señala en el artículo 68 de la Ley Orgánica Municipal.

 

El expediente se integra por el acta circunstanciada, anexos y la documentación comprobatoria y justificativa.

El dictamen se someterá, dentro de los quince días siguientes, al conocimiento y consideración del Cabildo del Ayuntamiento Electo, el cual deberá llamar dentro de esos quince días a los servidores públicos involucrados para solicitar cualquier información o documentación que estime necesarias, los que estarán obligados a proporcionarlas y a atender las observaciones consecuentes.

Una vez que el Dictamen haya sido sometido a consideración del Cabildo, el Ayuntamiento emitirá el acuerdo correspondiente, mismo que no exime de responsabilidad a los integrantes y servidores públicos del Ayuntamiento saliente.

El Ayuntamiento Electo, dentro de los quince días hábiles siguientes, deberá remitir copia del expediente de entrega-recepción a la Auditoría Superior del Estado de Puebla, para efecto de la revisión de las cuentas públicas municipales.

El expediente será remitido a la Auditoría Puebla, mediante oficio dirigido al Auditor Superior. El cual debe contener:

• Análisis del acta.

• Dictamen de la comisión.

• Actuaciones del Cabildo derivadas del Dictamen (en su caso).

• Acuerdo del Cabildo.

 

1. Cédula de Identificación de Servidor Público Obligado, de los Sujetos de Revisión

Los servidores públicos de elección popular encabezados por el Presidente Municipal, Síndico y Regidores, además del Tesorero, el Secretario del Ayuntamiento y el Director de Obras, deben requisitar la Cédula de Identificación de Servidor Público Obligado, de los Sujetos de Revisión, que se entregará a la Auditoría Superior del Estado de Puebla dentro de los cinco días hábiles siguientes, a partir de la toma de posesión.

Para tal efecto, el Presidente Municipal deberá mediante oficio, dirigido al Auditor Superior, enviar copia certificada del acta de acuerdo de su Órgano de Gobierno a través de la cual se hace constar que los integrantes del Ayuntamiento tomaron posesión, adjuntando la Cédula de Identificación de Servidor Público, obligado de los Sujetos de Revisión, tantos según sea el número de integrantes del Ayuntamiento y funcionarios obligados.

Deberá adjuntar copia de acta de nacimiento, credencial para votar (ambos lados), nombramiento y comprobante domiciliario actual.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.3.3. Sistema de Contabilidad Gubernamental

El Sistema de Contabilidad Gubernamental, con el que debe contar cada ayuntamiento, es un instrumento técnico integral, que permite registrar de manera delimitada y específica las operaciones presupuestarías y contables derivadas de la gestión pública, así como otros flujos económicos. Así mismo, generará estados e información financiera confiable, oportuna, comprensible, periódica y comparable, los cuales serán expresados en términos monetarios.

 

El SCGII debe estar instalado en un equipo propiedad del Ayuntamiento; una vez identificado, deberá realizar la actualización de datos generales e iniciar el registro de sus operaciones.

 

 

4.3.4. Declaración Inicial de Situación Patrimonial

Los servidores públicos municipales de elección popular, deben presentar formato de Declaración de Situación Patrimonial Inicial ante la Auditoría Superior del Estado de Puebla conforme al acuerdo que emite el Auditor Superior, por el que se establecen las fechas para la entrega de documentos.

Para la presentación de la Declaración de Situación Patrimonial Inicial se considerarán los bienes y propiedades obtenidas por el servidor público y aquellos en los que se conduzca como propietario, además de los bienes de que dispongan su cónyuge y sus dependientes económicos directos.

Si transcurrido el término y los servidores públicos municipales de elección popular no presentaran su Declaración de Situación Patrimonial Inicial, se harán acreedores a una medida de apremio y de persistir en su omisión podrían hasta ser destituidos o en su caso inhabilitados.

 

La Declaración de Situación Patrimonial Inicial, podrá imprimirla tantas veces sea necesario de la página de Internet de la Auditoría Superior del Estado de Puebla http://www.auditoríapuebla.gob.mx.

 

4.3.5. Plan de Desarrollo Municipal

Cada Municipio del Estado de Puebla deberá contar con un Plan de Desarrollo Municipal, el cual es un instrumento para el desarrollo integral de la comunidad, en congruencia con los planes regionales, estatal y nacional de desarrollo.

El Plan de Desarrollo Municipal deberá ser elaborado y aprobado por el Ayuntamiento, dentro de los primeros tres meses de la gestión municipal, y deberá publicarse en el Periódico Oficial del Estado y entregar copia certificada a la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Su evaluación deberá realizarse por anualidad.

4.3.6. Modificaciones al Presupuesto

Tratándose del ejercicio que corresponda al inicio de la Administración Pública Municipal, el Ayuntamiento Electo deberá ratificar o, en su caso, proponer modificaciones al presupuesto de egresos vigente a más tardar el primero de junio del año correspondiente, siempre considerando el Plan de Desarrollo Municipal, después de esta fecha no se podrá proponer modificación alguna.

En caso de que se propongan modificaciones, las mismas deberán ser aprobadas por la mayoría de su Cabildo Municipal, haciéndolo del conocimiento de la Auditoría Superior del Estado de Puebla, mediante envío adjuntado copia certificada del acta de Cabildo con la aprobación correspondiente.

 

CAPÍTULO 5.

ACTA CIRCUNSTANCIADA DE ENTREGA-RECEPCIÓN

 

El Acta Circunstanciada de entrega-recepción es el documento donde se deben asentar los hechos del acto de entrega-recepción, así como las situaciones que acontezcan durante su desarrollo.

1. Utilizar papel oficial del Ayuntamiento.
2. Las hojas se enumerarán en forma consecutiva.
3. Dejar un margen de 3 centímetros, a la izquierda y derecha.
4. Mecanografiar y/o capturar a renglón seguido y sin sangría
5. Emplear mayúsculas y minúsculas.
6. Asentar las cantidades con número y letra.
7. El acta no debe contener abreviaturas, borraduras o enmendaduras.
8. Cada hoja terminará el último renglón con guiones, con la frase “Pasa al folio número _____”.
9. Al inicio de la siguiente hoja se empezará el renglón con guiones, con la frase “Viene del folio número ____”.
10. No dejar espacios, cancelar con guiones los espacios sobrantes del renglón, así como los renglones no utilizados.
11. Cuando la impresión del acta y los anexos se realice sólo en el anverso de las hojas, se deberá cancelar el reverso de la misma, con el sello correspondiente.
12. Al margen derecho de cada hoja se rubricará por los que en ella intervengan, a excepción de la hoja de firmas.
13. Se deberá cuidar que las firmas no queden en una hoja por separado. Cuando la hoja se haya terminado y únicamente falten las firmas, en el penúltimo renglón se anotará “Firmas en la siguiente hoja”.
14. Al calce del último folio firmarán los Presidentes Municipales saliente y Electo, el Síndico, el representante de la Auditoría Superior del Estado de Puebla y los testigos.
15. El acta y sus anexos, deberán foliarse.

 

1. REQUISITOS DE FORMA QUE DEBERÁ REUNIR EL ACTA CIRCUNSTANCIADA

 

DE ENTREGA-RECEPCIÓN

1. Si alguno de los anexos no fuera sujeto de información, se anotará en el acta que éste no aplica, además de incluirse en el formato la leyenda “no aplica”.

2. El acta circunstanciada deberá ser firmada por triplicado, en forma autógrafa por todos los participantes en el acto de entrega-recepción.

3. Los anexos deberán ser firmados por triplicado, en forma autógrafa únicamente por los Presidentes Municipales Saliente y Electo, en el lugar diseñado para ello.

4. La distribución de los ejemplares del acta circunstanciada y anexos será:

a)Un ejemplar para la Auditoría Superior del Estado de Puebla.

b) Un ejemplar para el Presidente Municipal Saliente.

c) Un ejemplar para el Presidente Municipal Electo, que quedará en la Secretaría General del Ayuntamiento a disposición del público para su consulta.

 

5.2. MODELO DE ACTA CIRCUNSTANCIADA DE ENTREGA-RECEPCIÓN

------------------------------------------------ FOLIO NÚMERO 1 -------------------------------------------

En el municipio de ___________________________________________ del Estado de Puebla, siendo las _________________ horas del día ______________ del mes de _____________________

del año dos mil ________ y con fundamento en los artículos 108 cuarto párrafo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 124 fracción II y 125 fracción VIII inciso a) de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla; 1 fracciones I y II, 2 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla y 1 de la Ley Orgánica Municipal; reunidos en las oficinas que ocupa la presidencia municipal de____________________________

__,ubicadas en_________________________ __________________________________________

________ante la presencia del C._____________________________________________________

___en su carácter de Síndico Municipal Electo para la Administración_____________ los CC.___

_______________________________________________________,Presidente ----------Municipal saliente y _______________________________________________________________________, Presidente Municipal Electo, nombrado este último autoridad de elección popular directa para gobernar en forma colegiada con los demás miembros del Ayuntamiento del Municipio de

___________________________, quienes en lo sucesivo y para efectos de este documento se les denominará como ha quedado escrito; en términos de los artículos 115 fracción I de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 102 primer párrafo y fracción IV de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla; 2, 3, 46, y 51 de la Ley Orgánica Municipal, se les apercibe de las penas en que incurren los que declaran con falsedad ante autoridad legalmente establecida. Por sus generales manifiestan: el Presidente Municipal saliente llamarse como ha quedado escrito, ser originario de___________________________________________________, con domicilio particular en _________________________________; de_____________edad, estado civil ___________________________________________con grado de estudios ____

_________________________________________________________;a su vez el Presidente Municipal Electo llamarse como ha quedado asentado, ser originario de _________________

__________________________________,con domicilio particular en _____________________

____________________,de________edad, estado civil _________________________________

__ ,con grado de estudios _______________________________________________, enseguida se identifican con ______________________________________________,número___________

______y número ______________________, respectivamente, las cuales concuerdan fielmente con sus rasgos fisonómicos; en el reverso de las mismas se aprecian sus firmas que reconocen como suyas por ser las mismas que utilizan para validar todos sus actos tanto públicos como privados. A efecto de realizar el acto de Entrega -Recepción de la Administración Municipal, en cumplimiento a los artículos 50 fracción IX de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla; 65, 66, 67, 68, 69, 78 fracción I, 91 fracciones II, y XXXIII y 99 fracción III de la Ley Orgánica Municipal; 114, fracciones V y VI de la Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Puebla, y de acuerdo con la “Guía para la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal 2014”, emitida por la Auditoría Superior del Estado de Puebla, conforme a la cual, los servidores públicos de las entidades y dependencias municipales, deberán entregar a quienes los sustituyan al término de su empleo, cargo o comisión, la situación programática, situación presupuestal, estados financieros, recursos financieros, materiales y humanos que hayan sido administrados y controlados durante el periodo de la administración comprendida del quince de febrero de dos mil once al catorce de febrero de dos mil catorce.-----------------------------------------------------------------------------------------------------

 

-------------------------------------------PASA AL FOLIO NÚMERO 2---------------------------------------

--------------------------------------------- FOLIO NÚMERO 2 ----------------------------------------------

-------------------------------- VIENE DEL FOLIO NÚMERO 1 ----------------------------------------------

A continuación se procede a designar los testigos: por parte del Presidente Municipal Saliente, al C. _____________________________________y por parte del Presidente Municipal Electo al C. __________________________, quienes manifiestan, aceptar y protestar cumplir con la designación conferida; por lo que el primero ratifica llamarse como ha quedado escrito, ser originario de ___________________________________,con domicilio particular en _________

_____________________________,de______años  de  edad,  estado  civil  _________________

con grado de estudios________________de ocupación actual____________________. El segundo de los designados afirma: llamarse como ha quedado escrito, ser originario de

___________________________, con domicilio particular en ____________________________, de ________años de edad, estado civil___________________, con grado de estudios

_______________________ _____________________________________________________, de ocupación actual ___________________________________________________,quienes se identifican con__________________________________________, número ________________ y número ______________________, respectivamente, las cuales concuerdan fielmente con sus rasgos fisonómicos, y en el reverso de las mismas se aprecian sus firmas que reconocen como suyas por ser las mismas que utilizan para validar todos sus actos tanto públicos como privados.-En este mismo acto se hace constar la presencia del C._________________________________

_________________________ en representación de la Auditoría Superior del Estado de Puebla, en su calidad de testigo del acto, quien se acredita con la designación contenida en el oficio número:___________________ signado por el__________________________________________

-----------------------------------------------------HECHOS---------------------------------------------------

PRIMERO. Los Presidentes Municipales Electo y Saliente reconocen mediante este acto, efectuar la entrega recepción en términos de ley y de conformidad con la “Guía para la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal 2014” emitida por la Auditoría Superior del Estado de Puebla.---------------------------------------------------------------------------------------------

SEGUNDO. El Presidente Municipal Saliente manifiesta: -------------------------------------------------

---------------------------------------“ENTREGO EN ESTE ACTO”-------------------------------------------

I. SITUACIÓN PROGRAMÁTICA -----------------------------------------------------------------------------

1. Planes de desarrollo municipal ___________ (ANEXO 1) ---------------------------------------------

 

II.ESTRUCTURAORGÁNICA----------------------------------------------------------------------------------

1. Organigrama general y departamental o sus equivalentes; manuales de: organización, procedimientos, puestos y funciones. Impresos y Disco Compacto (CD). Así como leyes o reglamentos (ANEXO 2) -------------------------------------------------------------------------------------

 

III. SITUACIÓN PRESUPUESTAL------------------------------------------------------------------------------

1. Presupuestos de ingresos y egresos y programa presupuestario aprobados por el Ayuntamiento para el ejercicio _______, Informe anual del cumplimiento al programa presupuestario para el ejercicio ________(ANEXO 3)---------------------------------------------------------

 

IV. SITUACIÓN FINANCIERA----------------------------------------------------------------------------------

1. _______ Respaldos en discos compactos (CD) que contienen los estados de Origen y Aplicación de Recursos del 15 de febrero de ____ al 31 de diciembre de ____, remitidos al Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, actualmente la Auditoría Superior del Estado de Puebla. (ANEXO 4) ------

 

1. Original de la documentación justificativa y comprobatoria de los estados de Origen y Aplicación de Recursos, durante el trienio _______, que resguarda el Ayuntamiento. (ANEXO 5)

------------------------------------------PASA AL FOLIO NÚMERO 3 --------------------------------------

-------------------------------------- VIENE DEL FOLIO NÚMERO 2 ----------------------------------------

-------------------------------------------- FOLIO NÚMERO 3------------------------------------------------

1. _______ Respaldos en discos compactos que contienen los informes de avances de gestión financiera del 15 de febrero de_____ al 31 de diciembre de _____, remitidos al Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, actualmente la Auditoría Superior del Estado de Puebla. (ANEXO 6)--------------------------------------------------------------------------------------------

 

1. _______ Respaldos en discos compactos de las cuentas públicas presentadas ante el Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, actualmente la Auditoría Superior del Estado de Puebla, durante el trienio ____________________con libros de contabilidad debidamente encuadernados (ANEXO 7) ------------------------------------------------------------------------

1. Informes parciales y dictámenes del auditor externo presentados ante el Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, actualmente la Auditoría Superior del Estado de Puebla, durante el trienio_________ (ANEXO 8) ------------------------------------------------------------------

 

1. Expediente tributario. (ANEXO 9)------------------------------------------------------------------------

V. RECURSOS FINANCIEROS---------------------------------------------------------------------------------

1. Arqueos de caja (ANEXO 10) ----------------------------------------------------------------------------

 

1. Conciliaciones bancarias (ANEXO 11) -------------------------------------------------------------------

1. Relación del último cheque expedido por cada una de las cuentas bancarias (ANEXO 12) -----

 

1. Relación de cheques expedidos por entregar o transferencias por realizar a beneficiarios. (ANEXO 13)----------------------------------------------------------------------------------------------------
2. Relación de cancelación de registros de firmas bancarias. (ANEXO 14)-----------------------------

1. Relación de padrones actualizados de usuarios y contribuyentes del impuesto predial, giros comerciales y servicios (ANEXO 15) ------------------------------------------------------------------------
2. Inventario de formas valoradas por utilizar. (ANEXO 16) ---------------------------------------------

 

VI.RECURSOSMATERIALES----------------------------------------------------------------------------------

1. Relación de escrituras públicas. (ANEXO 17)-----------------------------------------------------------

 

1. Relación de facturas de bienes muebles. (ANEXO 18)-------------------------------------------------

1. Relación de contratos vigentes celebrados por la administración que entrega. (ANEXO 19)----

 

1. Relación de cajas fuertes y/o llaves. En sobre cerrado, se entrega la combinación y/o llaves de las cajas fuertes o seguridad. (ANEXO 20)-----------------------------------------------------------------
2. Relación de libros de las sesiones del Cabildo. (ANEXO 21)------------------------------------------

1. Relación de contratos de obra pública. (ANEXO 22)--------------------------------------------------

 

1. Inventario de Almacén. De conformidad con los lineamientos emitidos por Acuerdo del CONAC. (ANEXO 23)----------------------------------------------------------------------------------------------------
2. Inventario de bienes inmuebles. De conformidad con los lineamientos emitidos por Acuerdo del CONAC. (ANEXO 24)------------------------------------------------------------------------------------
3. Inventario de bienes muebles. De conformidad con los lineamientos emitidos por Acuerdo del CONAC. (ANEXO 25)-----------------------------------------------------------------------------------------
4. Relación de archivos electrónicos. (ANEXO 26)-------------------------------------------------------

1. Relación de sellos oficiales. (ANEXO 27)---------------------------------------------------------------

 

1. Relación de correspondencia y archivo. (ANEXO 28)-------------------------------------------------

1. Inventario de obras programadas, en proceso y terminadas. (ANEXO 29)-------------------------

 

VII.RECURSOSHUMANOS------------------------------------------------------------------------------------

1. Plantilla de personal. (ANEXO 30)----------------------------------------------------------------------

 

1. Expedientes de la plantilla de personal. (ANEXO 31)--------------------------------------------------

VIII. ASUNTOS EN TRÁMITE. --------------------------------------------------------------------------------

1. Relación de asuntos en trámite. (ANEXO 32)----------------------------------------------------------

 

1. Relación de pasivo. (ANEXO 33)------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------PASA AL FOLIO NÚMERO 4-------------------------------------

 

-------------------------------------- VIENE DEL FOLIO NÚMERO 3----------------------------------------

-------------------------------------------- FOLIO NÚMERO 4 ------------------------------------------------

TERCERO. Continúa manifestando el C. _____________________________________ Presidente Municipal Saliente, haber proporcionado sin omisión alguna todos los elementos necesarios para la formulación de la presente acta y anexos que forman parte integrante de la misma, los cuales reconozco en todas y cada una de sus partes por contener la veracidad de los hechos que se mencionan en ellos.-------------------------------------------------------------------------------------------

La presente entrega, no implica liberación alguna de responsabilidades que pudieran llegarse a determinar por la autoridad competente con posterioridad. --------------------------------------------

El C. _______________________________________________________________ Presidente Municipal Electo de _________________________________________, Puebla, recibe con las reservas de la ley del C. _________________ Presidente Municipal Saliente, todos los recursos y documentos que se precisan en el contenido de la presente acta y sus anexos como parte integrante.---------------------------------------------------------------------------------------------------

CIERRE DEL ACTA--------------------------------------------------------------------------------------------

Previa lectura y ratificación de la presente; al no haber más hechos que hacer constar, se da por concluida a las _________ horas del día ___________ de febrero de dos mil ____, con las rúbricas

al margen y firmas al calce por los que en ella intervinieron. CONSTE------------------------POR LA

ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL -----------------------------------------------------------------------------

ENTREGA

PRESIDENTE MUNICIPAL SALIENTE

C. _____________________

POR LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL __________

RECIBE

PRESIDENTE MUNICIPAL ELECTO

C. __________________________________________

SÍNDICO ELECTO

C. __________________________________________

TESTIGOS

C__________________________________                                C. ________________________________

POR LA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO DE PUEBLA

C. ___________________________________________

 

5.3. FORMATOS QUE INTEGRAN EL ACTA CIRCUNSTANCIADA

Para complementar el acta de Entrega - Recepción se han considerado 33 formatos, que se adecuaran a la dimensión de cada Administración Pública Municipal, siendo los siguientes:

 

I. Situación Programática

Anexo          Contenido

1. Planes de desarrollo municipal.

 

II. Estructura Orgánica

Anexo          Contenido

2. Organigrama general y departamental; manuales administrativos de: organización, procedimientos, políticas y funciones. Impresos y en disco compacto.

 

En este formato también se incluirá, en el caso de contar con ellos, reglamentos de limpia, tránsito, basura, etc.

III. Situación Presupuestal

Anexo          Contenido

3. Presupuestos de ingresos y de egresos y programa presupuestario aprobado por el Ayuntamiento para el ejercicio ______, Informe anual del cumplimiento al programa presupuestario para el ejercicio_______

 

IV. Situación Financiera

Se incluirán las copias e impresiones de los discos flexibles o discos compactos que contengan los Estados e Informes financieros elaborados a través del Sistema de Contabilidad Gubernamental y las Cuentas Públicas (según sea el caso).

Anexo          Contenido

4. Respaldos en discos compactos de los estados de Origen y Aplicación de Recursos del 15 de febrero del_______ al 31 de diciembre de_______, remitidos al Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, actualmente Auditoría Superior del Estado de Puebla.

5. Original de la documentación justificativa y comprobatoria de los estados de Origen y Aplicación de Recursos, durante el trienio ______________, que resguarda el Ayuntamiento.

6. Respaldos en discos compactos de los informes de avance de gestión financiera del 15 de febrero de ______ al 31 de diciembre de _______, remitidos al Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, actualmente Auditoría Superior del Estado de Puebla.

7. Respaldos en discos compactos de las cuentas públicas presentadas ante el Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, actualmente Auditoría Superior del Estado de Puebla, durante el trienio_________________. Con libros de contabilidad debidamente encuadernados.

8. Informes parciales y dictámenes del auditor externo presentados ante el Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Puebla, actualmente Auditoría Superior del Estado de Puebla durante el trienio ________

9. Expediente tributario.

V. Recursos Financieros

Anexo          Contenido

10-. Arqueo de caja.

Conteo del efectivo, cheques y vales, que deberán efectuar por cada caja chica que tenga el Ayuntamiento al 14 de febrero de __________.

11. Conciliación bancaria.

Conciliación de las cuentas bancarias con la contabilidad, que deberá realizar por cada cuenta bancaria que tenga el Ayuntamiento al 14 de febrero de________.

12. Relación del último cheque expedido por cada una de las cuentas bancarias.

13. Relación de cheques expedidos por entregar o transferencias por realizar a beneficiarios.

14. Relación de cancelaciones de registros de firmas bancarias.

15. Relación de padrones actualizados de usuarios y contribuyentes del impuesto predial, giros comerciales y servicios (deberá ser soportado con los analíticos de cada concepto).

16. Inventario de formas valoradas por utilizar (por derechos de certificaciones del registro civil de las personas, de licencias de construcción, de alineamiento y número oficial, de recibos para el cobro de derechos, etc.) soportado con listado analítico y progresivo de los recibos.

 

 

VI. Recursos Materiales

Anexo          Contenido

17. Relación de escrituras públicas.

18. Relación de facturas de bienes muebles.

19.. Relación de contratos vigentes celebrados por la administración que entrega.

20. Relación de cajas fuertes y/o llaves (en sobre cerrado, se entrega la combinación y/o llaves de las cajas fuertes o seguridad).

21 Relación de libros de las sesiones del Cabildo.

22. Relación de contratos de obra pública.

23. Inventario de almacén por área administrativa responsable.
Podrá registrar artículos de oficina, así como material de construcción que al término de la adminitración quedan en alguna bodega. De conformidad con lineamientos emitidos por Acuerdo del CONAC.

24.Inventario de bienes inmuebles (terrenos, edificios y construcciones de conformidad con los lineamientos emitidos por Acuerdo del CONAC.

25. Inventario de bienes muebles (especifique la maquinaria y equipo, equipo de transporte, equipo de comunicaciones, equipo de cómputo, equipo de seguridad, vehículos destinados a la seguridad pública adquiridos con recursos de ramo 33, semovientes o caninos en su caso). Incluir inventario de programas de computación con licencia (software).

26. Relación de archivos electrónicos.

Relacionar los discos compactos o cualquier unidad de almacenamiento que contenga información electrónica.

Es importante registrar en este formato (según sea el caso) el Sistema de contabilidad Gubernamental y en sobre cerrado, entregar números de usuarios y contraseñas.

27. Relación de sellos oficiales.

28. Relación correspondencia y archivo.

En archivo podrá incluir aquél que sea sólo de consulta. Además, en este formato podrá relacionar: material bibliográfico; audiovisual; expedientes de animales como: semovientes y caninos; relación de restos mortuorios de personajes ilustres; expedientes de donaciones, legados y herencias recibidas entre otros.

29. Inventario de obras programadas, en proceso y terminadas.

 

VII. Recursos Humanos

Anexo          Contenido

30. Plantilla de personal.

 

Incluye personal que haya causado alta, baja o en su momento cuenta con licencias, permiso o comisión y sujetos a controversias ante autoridades laborales competentes.

31. Expedientes de la plantilla de personal.

 

VIII. Asuntos en Trámite

Anexo          Contenido

32. Relación de asuntos por resolver con el detalle necesario para su identificación y el avance de su gestión por ejemplo: medios de defensa y juicios de amparo en trámite, escrituración de bienes inmuebles, inventarios de bienes ajenos o en proceso administrativo de ejecución entre otros.

33. Relación de pasivo, incluir auxiliares de mayor del Sistema de Contabilidad Gubernamental.

 

Verificar que todos los formatos, se encuentren debidamente requisitados y no deberán presentarse en blanco. En caso de que alguno no fuera sujeto de información deberá llenar con la leyenda no aplica y/o las siglas N/A.

Los formatos se presentarán con logotipo del Ayuntamiento, así como con el nombre del mismo en la parte superior.

Cuando en algún formato se requiera, por las características de la información, la utilización de más de una hoja, podrá utilizar tantas como sea necesario, identificándolas como hoja de 1 de X, según el número utilizado, del anexo respectivo.

 

LOS FORMATOS SON ENUNCIATIVOS MÁS NO LIMITATIVOS.

SI CONSIDERA QUE EXISTE ALGUNA INFORMACIÓN QUE NO FUE CONTEMPLADA

EN  LOS  FORMATOS  ANTERIORES,  PUEDE  DISEÑAR  EL  QUE  CONSIDERE

NECESARIO PARA TAL EFECTO, REUNIENDO LOS REQUISITOS DE FORMA.

 

CAPÍTULO 6.

ANEXOS